行政書士へ就労ビザの申請（取得）代行を依頼する7つのメリットと失敗しない行政書士の選び方

リガレアス行政書士事務所の広瀬（@tatsu_ligareus）です。

日本国内での人手不足などの影響から、外国人労働者は増え続けています。外国人を雇用する企業の担当者には、ビザ手続き業務が課され、複雑で手間のかかるビザ手続き業務をアウトソースしたいと考える企業は多いのではないでしょうか。

しかし、実際に行政書士に依頼をすると費用が発生するため、行政書士へ依頼すべきか、自社で対応すべきか判断が難しいところです。行政書士へ依頼する必要性やそのメリットを把握した上で判断することが必要になるでしょう。

そこで今回は、行政書士への依頼を検討している企業の担当者に向けて、就労ビザの申請（取得）代行を依頼する7つのメリットと失敗しない行政書士の選び方について解説します。

本記事をお読みいただければ、行政書士へビザ手続き業務の依頼を検討する際の役に立つはずです。

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なぜビザに関する相談先は行政書士なのか

ビザに関する相談先として、なぜ行政書士なのかを解説していきましょう。そもそも行政書士とはどのようなことをする仕事なのか、わからない方も多いと思います。行政書士の業務は大きく分けて以下の3つです。

• 官公署に提出する書類の作成、代理、相談業務
• 権利義務に関する書類の作成、代理、相談業務
• 事実証明に関する書類の作成、代理、相談業務

これらは行政書士の独占業務にあたり、資格がない人が有償でこの業務を行うと法令違反になります。上記のうちの官公署に提出する書類の作成に、在留資格申請書類の作成が該当します。つまり、出入国在留管理局のような官公署に提出する書類の作成や相談業務を行うことは、行政書士の専門的な業務です。

さらに、書類を出入国在留管理局へ本人に代わって申請を行うことができるのは、代理人や法定代理人以外では、入管から「申請取次者」として認められたものだけで、行政書士はこの申請取次者になることができます。このことからも行政書士はビザに関して専門性が高いと言えるでしょう。

行政書士は行政書士法の中で守秘義務が課されており、国家資格を持つ専門家として個人情報や企業の内部情報の重要性についての認識やその取り扱いについては十分な注意と措置を図っています。

また行政書士会の倫理規定として、行政書士法人や行政書士事務所に所属する補助者や事務員に対しても秘密保持させることを行政書士に義務付けています。

ビザに関する業務は、外国人の個人情報や企業の内部情報を取り扱うことが非常に多いため、情報管理の観点からも国家資格者として行政書士は信頼性が高いです。

このように行政書士は専門性や信頼性が高く、ビザに関する相談先として、まず最初に検討されるべき専門家となります。

就労ビザの申請代行依頼で行政書士がやってくれること

行政書士に就労ビザの申請代行を依頼した場合、何をどこまで対応してもらえるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

申請要件の確認

就労ビザの申請要件を満たしていないと、申請をしても不許可になってしまうため、申請要件を満たしているかを確認します。申請要件の確認には入管法が絡むため、専門的な知識が必要です。

要件を満たしていない場合には、どうすれば申請要件を満たすことができるかアドバイスします。一方で、申請人に不許可の経歴が残ってしまうため、どうしても要件をクリアすることができないときには、申請をしない方がよいことを伝えることもあります。

企業の担当者にとっては、事前に申請要件の確認ができることで、安心して手続きを進めることができるでしょう。

必要書類の提示

必要な書類は、入管のホームページにも掲載されていますが、その書類をそのまま入管に提出すれば許可されるとは限りません。入管は審査の過程で必要な書類があると判断した場合には、追加で書類を求めることもありますし、申請人や企業によっては必要な書類が準備できないこともあります。

行政書士は申請人の経歴や企業の状況に応じて、審査の過程で必要になると思われる書類を事前に案内したり、提出できない書類があるときは代わりになる書類を案内したりして、手続きがスムーズに行われるように進めます。

申請書類の作成

申請書類の作成は意外と手間のかかるものです。特に外国人のビザ手続きを行っていない企業の担当者にとっては面倒に感じるでしょう。行政書士はそのような申請書類の作成を代わりに行います。

申請書類は入管が定めた様式がありますので、様式に沿って作成すればよいと思われるかもしれません。しかし、申請書類の記載内容によっては入管に誤解を与えてしまい、追加で説明を求められることや最悪の場合不許可になってしまうこともありますので、慎重な書類作成が必要です。

また補足説明が必要な申請の場合には、補足説明書を作成することもあります。補足説明書は入管が許可を出しやすいように要点を押さえて作成する必要がありますので、こういった部分も行政書士の腕の見せ所でしょう。

入管での申請代行

前述のように「申請取次者」の行政書士であれば、申請人や企業の担当者に代わって、入管での申請を行うことが可能です。これにより申請人や企業の担当者が入管まで行く手間を省くことができます。

今はオンラインでも申請が可能になったため、企業の担当者や申請人本人が入管に行かなくてもオンラインで申請を行うことができるようになりました。しかし事前登録や定期報告が必要ですし、申請時の情報入力や書類の提出など申請の手間が全くなくなったわけではありません。

オンライン申請についてはこちらの記事をお読みください。

入管のオンライン申請についてビザ専門の行政書士が解説

本記事は、入管のオンライン申請についてわかりやすく説明した記事です。実際にオンライン申請を利用している行政書士が解説していますので、オンライン申請の利用方法やメリットなどをご理解いただけます。さらに実際に利用している行政書士としての所感もお伝えします。

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入管の窓口の申請でもオンライン申請でも、行政書士が申請を行った場合は入管から追加書類の依頼などがあった際、行政書士に連絡が入り行政書士が対応することが可能です。また入管での審査の進捗状況を確認することもできます。

一方で、企業の担当者や申請人本人が行った場合は、ご自身での対応が必要になります。申請内容は個人情報に当たるため、申請を行っていない行政書士は第三者になってしまい、申請に関する情報の開示を受けることができず、入管とやり取りをすることが認められないためです。

また、不許可を受けてしまった場合も、申請を行っていない行政書士が入管で不許可説明を聞くことなど、対応することが難しくなります。

ビザ申請の結果や在留カードの受け渡し

「申請取次者」の行政書士が申請を行った場合は、行政書士がビザ申請の結果を代わりに受け取ることができます。その結果を申請人や企業の担当者に報告し、在留資格認定証明書や在留カードなどの受け渡しが必要なものがある場合は、郵送や手渡しなどで受け渡します。

また万一、申請が不許可になった場合も、行政書士が入管で不許可理由を確認することが可能です。不許可理由の聞き取りは、次に再申請する際にとても大事になるところですので、行政書士が聞き取りをすることができるのは重要でしょう。

就労ビザ申請で不許可になった場合の手続きについては、こちらの記事をお読みください。

就労ビザ申請で不許可になった場合はどうする？

本記事では、就労ビザ申請が不許可になった際の適切な対応方法や再申請の手続きについて詳しく解説しています。外国人社員の就労ビザ申請で失敗した経験のある企業ご担当者様や外国人の方ご本人に向けた内容になっています。

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ビザ取得後やその他で必要な手続きのアドバイス

申請が許可され、結果を受けた後でも必要な手続きがあります。

例えば、在留資格認定証明書が交付された後、日本大使館で査証申請が必要になりますので、査証申請に関する情報提供やサポートを行います。

また、住民登録や外国人の転職や退職時の届出、再入国など、入管法に関するさまざまな情報も提供します。

さらには、外国人の将来の計画に応じて、永住や帰化などのアドバイスも事前に行うこともあるでしょう。

行政書士へ依頼をする7つのメリット

ここでは、就労ビザ申請を行政書士へ依頼をするメリットを7つご紹介します。

許可の見込みがわかる

行政書士がビザ申請を行う場合、ビザ申請の要件を満たしているかを事前に確認した上で手続きを行いますので、申請前にある程度の結果の見通しが立ちます。許可の見通しがわからないまま申請を行い、結果として不許可になってしまうと、外国人の雇用を決めている企業としては人事計画が変わってしまうこともあるでしょう。要件を満たしていて許可の見通しが立った上で申請を行えば、外国人も安心できますし、企業の担当者も社内での人事手続きを進められるはずです。

もし事前に不許可が見込まれるような場合であれば、内定を出すことを控え、別の人材の採用も検討するなど、事前に手を打つこともできます。

ビザ申請で不許可を受けてしまうと、外国人本人が次回以降のビザ申請が難しくなってしまうという不利益を被ることになりますので、企業と外国人の両方の立場から見ても行政書士が手続きを行うことのメリットは大きいです。

時間と工数の削減

企業の担当者が手続きに不慣れな場合は、外国人が就労ビザの要件を満たしているか、申請にどのような書類が必要かなど、ビザ申請に関して時間や手間がかかってしまいます。手続きに慣れている担当者でさえ、他に多くの業務を抱えながらビザ手続きを行うのは、煩雑で手間に感じるでしょう。このような業務を行政書士が一括して行うことで、担当者は貴重な時間をビザ業務に取られることなく、その他の業務に時間を充てることができるため業務の効率化や業務工数の削減につながります。

また、外国人社員が在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請を行う場合も、行政書士に手続きを依頼すればビザ申請手続き代行するため、外国人社員が慣れない書類の作成作業に追われる必要がなく、また入管での待ち時間や往復の時間もなくなりますので、その分ご自身の業務に集中することが可能です。

さらに、行政書士はビザ申請に必要な書類を熟知していますので、書類の準備にかかる時間が短縮される上に、申請に必要な書類を過不足なく揃え、書類形式も整えて申請を行います。このため、必要書類の不足により入管で申請が受理されないことや、申請が受理されても入管から追加書類の提出を求められてしまうことを極力避けることができます。事前に要件も確認しており、必要書類も整っているため、入管での審査もスムーズです。

このように行政書士に依頼をすることにより、担当者や外国人社員の工数が削減され、手続きを迅速に進めることができます。

許可の可能性が高くなる

ビザ申請では入管のホームページに掲載されている書類を提出すれば、必ず許可を受けられるわけではありません。

就労ビザは19種類もあり、その中からどのビザに該当するかを事前に判断して申請する必要があります。また申請要件の確認も必要です。該当性のないビザを申請したり、要件の確認をせずに申請したりすると申請は許可されません。これらを判断・確認するには、入管法の理解が必要になります。しかし入管法は複雑ですし、法律の改正や運用の変更なども頻繁にあるため、企業の担当者がアップデートされたビザに関する専門知識をもつことは難しいでしょう。

行政書士に依頼をすると、このような判断や確認を行政書士が行うので、該当性のない申請や要件外の申請はなくなり申請許可の可能性が高くなります。

また行政書士が申請する際は、申請要件のポイントを押さえた書類を提出します。必要があれば補足説明書をつけて申請するなど、申請書類を過不足なく整えて入管が審査しやすいように申請するため、単に書類を揃えて申請するより許可されやすくなるはずです。

稀に、「先生にお願いすれば許可をもらえますか？」という相談をいただくことがあります。

当然ですが、行政書士に依頼したからといってどんな申請でも必ず許可できるわけではありませんし、要件外の申請を許可にすることもできません。行政書士ができるのは、あくまでも申請の許可の可能性が高くなるように準備をして申請を行うことだけです。

コンプライアンスの遵守

外国人を雇用する際には様々な法律が関わってきますが、ビザに関しても入管法が適用されます。コンプライアンスが重要視される昨今、必要な手続きを行っていなかったり、入管法上問題がある形で雇用させてしまっている場合などは、企業としてコンプライアンスが問われてしまいます。

その例として、以下のようなものが挙げられます。

1. 転職時の所属機関の届出を14日以内に提出していない
2. 住居地変更時の届出を14日以内に提出していない
3. 雇用している社員の就労内容と在留資格で認められている活動内容が合っていない
4. 在留期限が切れている（オーバーステイ）社員を雇用している

いずれの場合も入管法で罰則が設けられています。

1、2の場合、外国人本人に20万円以下の罰金に処せられます。2の場合は、さらに外国人本人の在留資格が取り消されることもあります。

3、4の場合、企業に対しては不法就労助長罪が適用され、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されます。外国人本人に対しては、3の場合は在留資格の取消、4の場合は退去強制事由となり、強制的に日本から出国させられてしまいます。

ビザというと外国人本人の責任にしてしまいがちですが、必要な手続きや確認を怠ると、上記のように不法就労助長罪として受入企業に科される罰則もあります。

外国人個人のみに科される罰則であっても、入管法に違反をしている社員を雇用しているということ自体が、企業としての社会的責任を問われてしまうのではないかと私個人は考えます。また外国人社員が退去強制となり、日本から強制的に出国させられてしまうことも、企業にとっては大きな影響があるでしょう。

近年では、外国人の受け入れで社会的なニュースとして取り上げられるケースも少なくありません。例えば、低賃金での雇用など何かと問題が指摘されている技能実習で、大企業が技能実習生を認定された計画と異なる業務をさせ、技能実習適正化法違反として国から改善命令を受けたケース。

多数の留学生を受け入れていた大学が、不適切な受け入れや不十分な在籍管理により多くの留学生の所在不明者や不法残留者を発生させたとして、入管から在留資格「留学」の付与を認められなくなったケースなどがあります。

入管法違反と知りつつ行っているような悪意のあるケースもあると思いますが、ほとんどの企業はコンプライアンスを遵守したいと考えているはずです。しかし入管法に詳しくないために、知らずに手続きを怠ってしまうこともあります。

入管法に精通した行政書士がいれば、外国人を雇用する際に必要な手続きや届出を怠るようなことはありませんし、入管法に則したアドバイスを受けることができます。外国人社員の適正な受け入れや適法な在留管理が可能になり、コンプライアンス遵守につながるはずです。

担当者変更時の引継ぎが不要

ビザ手続きを内製化している企業の場合、手続きを行う担当者が異動などで担当を離れる際には、後任者への引き継ぎや再教育が必要になり、手間や時間を要すると思います。ビザ手続きには入管法の理解やノウハウの蓄積が必要で、それらを全て正確に後任者に引き継ぐことは困難ではないでしょうか。

行政書士に依頼をしている場合は、ビザに関する知識やノウハウは行政書士が持っているため、担当者が異動になっても引き継ぎは不要です。引き継ぎに要する時間や手間を削減することができますし、引き継ぎが漏れてしまいその後のビザ手続きで失敗が起こるといった事態も防ぐことができます。

実際、前任者と後任者の間での引き継ぎがうまくいっておらず、手続きが何もわからないという相談をいただくこともありますが、行政書士に依頼をしていれば、後任者が引き継ぎを受けていなくてもスムーズなビザ手続きが可能になります。

外国人とのコミュニケーション

就労ビザ申請では、外国人から書類や情報を収集する必要があります。

企業がビザ申請を内製化している場合、担当者が外国人とコミュニケーションを取り、一人一人から書類や情報を収集して申請手続きを進めていかなくてはなりません。日本語が得意でない外国人とコミュニケーションを取る際は、その方の母国語や得意な言語でコミュニケーションを取ることが必要です。

また外国人本人が入管でビザ申請をするときに、入管の担当者とのコミュニケーションの齟齬で、意図していない形で伝わってしまい、審査の遅れや追加書類の提出を求められることも少なくありません。最悪の場合は不許可を受けてしまうということもあります。

行政書士に依頼をすれば、行政書士が外国人と直接コミュニケーションを取り、書類や情報を収集します。ビザ申請を専門に行っている行政書士であれば、ほとんどの行政書士が日本語だけでなく英語でコミュニケーションを取ることが可能です。中国語や韓国語など、その他の言語でコミュニケーションを取ることができる行政書士もいます。

また行政書士が入管で申請を行えば入管での言語によるコミュニケーション齟齬が発生することは起きにくく、審査の遅れや追加書類提出などは避けることができます。

次回の更新時も任せられる

一度、行政書士に申請を依頼すると、行政書士が企業や外国人の書類や情報を記録しているため、次回の申請の際に再度情報を提供する必要がなくなります。その分、書類や情報のやり取りが減り、ビザ申請の手続きがスムーズに進みます。

また継続的に依頼をしていくことで、行政書士との信頼関係が深まり、気軽に相談することができるようにもなるでしょう。これまで相談しにくかったことでも解決できるようになったり、自社では気づかなかったようなことを行政書士から指摘してもらえたり、適正な外国人雇用の促進につながります。

就労ビザの申請を行政書士へ依頼する際の料金相場

行政書士に依頼をする際、どのくらい料金がかかるのか気になるのではないでしょうか。特に初めて依頼をするような場合は、相場がわかりにくいと思います。

日本行政書士会連合会が5年に1度報酬の統計調査を行っていますが、令和2年度の調査結果によると就労ビザの在留資格認定証明書交付申請と在留期間更新許可申請の料金は、以下のようになっています。

（参考：日本行政書士会連合会「令和2年度報酬額統計調査の結果」）

就労ビザは19種類あり、ビザの種類によって料金は変わることが多いです。上記の表では最小と最大でかなりの幅がありますが、これは就労ビザ全体の料金で統計をとっているために幅が出ていると考えられます。しかし平均額と最頻額を見ると大きな差はなく、在留資格認定証明書交付申請であれば10万円から12万円、在留資格変更許可申請であれば10万円前後、在留期間更新許可申請であれば55,000円前後と考えればよいでしょう。

ただ、申請するビザの種類や申請人などのバックグラウンドなどによっても料金が異なることが多いです。あくまでも一つの目安として捉えましょう。

失敗しない行政書士の選び方

行政書士に依頼をする際、どのように行政書士を選べばよいかをみていきます。

全ての工程で行政書士に関与してもらえるか確認

サービス内容は行政書士事務所によってもさまざまです。

就労ビザ申請を依頼した際に行政書士が行うサービスについては前述しましたが、申請の結果の受け取りやビザ取得後のアドバイスは行っていないところや、依頼前の事前の相談を受け付けないところもあります。また、料金は安くても書類のチェックだけや入管での申請だけというところもあります。一方で、日本での生活立ち上げのサポートなど、それ以上のサービスを行う行政書士事務所もあるでしょう。

企業によっては自社で対応するので不要なサービスもあるかもしれませんが、ビザ申請代行を依頼するにあたって、どこまでのサービスを必要とするのかを事前に見極めておくことは必要です。依頼をする前には事前にヒアリングをした上で、自社にとって必要なサービスを網羅している行政書士を選ぶのがよいでしょう。

日本ビザの専門性

ビザ手続きに関しては入管法や運用をしっかりと理解している必要があります。一方で、入管法やその運用は頻繁に変更され入管法自体も複雑であるため、ビザ手続きを行うためには専門性が非常に重要になります。

せっかく費用をかけてアウトソースをしても、専門性が低ければ本来許可されるケースでも不許可を受けてしまったり、必要以上に時間がかかってしまうことなどもあるでしょう。専門性はどれだけビザ手続きを行ってきたかといったノウハウの蓄積によると思います。

近年、日本でも外国人が増加していることから、ビザ業務に参入する行政書士は非常に多くなっていますが、あまりビザ業務の経験がない行政書士がビザ業務を行っており、どこまで専門性があるか疑問に感じることが多々あります。

行政書士が行うことができる業務範囲は非常に広く、ビザ業務はその一つに過ぎません。ホームページ等でビザ業務と書かれている場合であっても、その専門性を見極めた上で依頼を検討する必要があります。

取扱件数や許可率等の明確な実績を確認

就労ビザ申請を依頼する際、その申請が許可されることを期待するのは当然です。
その点において、許可率は明確な指標になります。許可率を公表している行政書士事務所の多くは90％後半ですので、その中で1％でも高い方が低い方より優れているというわけではありません。しかし許可率を公表していない行政書士もいますので、行政書士を選ぶ際には許可率を一つの指標とするのはよいのではないでしょうか。

また、取り扱い件数が多い行政書士の方がノウハウや専門性は高いといえます。
取り扱い件数が多いと、その分さまざまな事例を扱っているためノウハウが蓄積されていて申請において事前にアドバイスをもらうこともできますし、申請の許可・不許可の見込みも立てやすいです。

実績という点では、取引企業も一つの目安になるでしょう。
さまざまな企業と取引をしているというのは信頼性のある行政書士事務所といえますし、その分多くの事例を扱っているはずです。

このように、許可率などの数字や取引企業など目にみえる指標で選択するのも一つの方法です。

社内で決裁を取る際も、目にみえる実績があると決裁を通しやすいのではないでしょうか。

行政書士を選ぶ方法の一つとして実績を確認してみてください。

費用とサービス内容のバランス

ビザ手続きの料金の相場は前述しましたが、行政書士によっても料金は異なります。しかし単純に費用のみの比較だけで検討するのは危険です。

企業によって行政書士に業務のアウトソースを検討する背景は異なり、要望や課題感はそれぞれ異なるはずです。単に書類を作成しビザ申請代行をして許可を取ってくれればよいという企業もあれば、手続き以外の付加価値を求めている企業もいると思います。

しっかりとヒアリングを行って要望に沿った納得のいく提案をしてくれるか、抱えている課題に対して適切な解決策を提示してくれるかなどを精査する必要があるでしょう。もちろんそこには専門性も求められます。逆に費用の安さだけを売りにするようなところは注意が必要です。

サービス内容に対して適切な費用かどうかを見極めた上で行政書士を選定しましょう。

費用だけで選んでしまった場合の落とし穴をこちらの記事でも解説していますので、併せてお読みください。

ビザの申請代行依頼先を費用だけで選ぶ3つの落とし穴と選定ポイント

費用が安いだけで選んでしまった場合に起こり得る失敗例を取り上げ、ビザ申請代行依頼先の選び方を解説している記事です。企業や教育機関のビザ業務担当者の方が、本記事をお読みいただければ、ビザ申請業務をアウトソースする際の選定方法のご参考になります。

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相性・説明のわかりやすさ

入管法は分かりにくく専門用語も多いです。そのため、ビザの説明をする際はどうしても難しくなってしまいます。相手の目線に立って分かりやすく説明してもらえるかは、依頼をする際のポイントになるでしょう。また、不利な情報やリスクについても事前に説明してくれる行政書士の方が信頼がもてると思います。

他にも選ぶ際のポイントとして、行政書士との相性も重要です。
ビザに関する業務は知識やノウハウなど目に見えないサービスを提供するため、行政書士との相性は大事だと思います。しっかりとヒアリングを行って、事前に費用の案内や手続きについての流れ、許可の見通しなど丁寧に説明をしてくれるかどうか、もし不許可になりそうなケースであれば、事前に説明をしてくれるかどうかなど、納得のいく説明があり、丁寧に対応してくれる行政書士を選定するのがよいでしょう。

企業間の取引とはいえ、個人的には人と人との繋がりだと考えています。
相性や説明のわかりやすさは、スポットでの依頼でも大切な部分ですが、継続的に依頼をしていくことを考えると一番大事なところだと思います。

依頼をする前に実際に話をしてみて、わかりやすい説明をしてくれるかどうかや相性を見極めるのがよいでしょう。

さいごに

ここまで、行政書士へ就労ビザの申請を依頼するメリットと行政書士の選び方について解説してきました。

現在はコンプライアンスの観点から、入管法に則した適正な外国人雇用が求められています。業務の効率化などから、業務の工数削減を迫られている担当者も少なくないはずです。また、日本で暮らす外国人にとって最も大事なことが就労ビザです。雇用する外国人が日本でビザの不安なく、安心して暮らしていけるようにサポートすることも企業の責任だと思います。

しかし、これらを社内で全て内製化するのにも限界があるでしょう。企業にとって就労ビザ手続きを行政書士に依頼をするのは解決策の一つだと思います。

今は就労ビザの手続きを内製化している企業であっても、今後行政書士に依頼をすることを検討する必要が出てくるかもしれません。
その際は、本記事で解説した行政書士に依頼するメリットや行政書士の選び方を参考にされてください。

リガレアスでは、単なるビザ申請代行だけでなく、企業の課題をしっかりヒアリングし解決策をご提案しています。担当者の工数削減・業務効率化や、外国人社員の適法な雇用・在留管理を実現し、外国人社員が安心して暮らしていけるように支援を行っています。

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