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就労ビザ申請(取得)代行を行政書士へ依頼するメリット・デメリットと行政書士の選び方について

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リガレアス行政書士事務所の広瀬です。

外国人を雇用する企業は多く、企業のご担当者様にビザ手続業務が課され、複雑で手間のかかるビザ手続業務を行政書士へ依頼する企業も増えてきています。

しかし、実際に行政書士に依頼をすると費用が発生するため、行政書士へ依頼すべきか、自社で対応すべきか判断が難しいところです。行政書士へ依頼した場合のメリットとデメリットを把握した上で判断することが必要になります。

今回は行政書士へビザ申請(取得)代行を依頼するメリットとデメリットを詳しく解説致します。

また、行政書士へ依頼をする場合、どのような行政書士に依頼するのがよいか、実際にビザ申請を行っている行政書士の立場として行政書士の選び方や行政書士との顧問契約の有効性についても解説しています。

本記事が、行政書士へビザ関連業務をアウトソースすることついての検討材料になれば幸いです。

 

なぜビザに関する相談先は行政書士なのか

行政書士へ依頼をするメリットとデメリットを解説する前に、ビザに関する相談先として、なぜ行政書士なのかを解説します。

そもそも行政書士とはどのようなことをする仕事なのか、わからない方も多いと思います。

行政書士の業務は大きく分けて下記3つになります。

 

・官公署に提出する書類の作成、代理、相談業務

・権利義務に関する書類の作成、代理、相談業務

・事実証明に関する書類の作成、代理、相談業務

 

つまり、出入国在留管理局のような官公署に提出する書類の作成や相談業務を行うことは、行政書士の専門的な業務です。

さらに、書類を出入国在留管理局へ本人に代わって申請を行うことができるのは、出入国在留管理局から「申請取次者」として認められたものだけで、行政書士はこの申請取次者になることができます。このことから、行政書士はビザに関して専門性が高いと言えます。

また、行政書士は、行政書士法の中で守秘義務が課されており、国家資格を持つ専門家として個人情報や企業の内部情報の重要性についての認識やその取り扱いについては十分な注意と措置を図っています。

さらに、行政書士会の倫理規定として、行政書士法人や行政書士事務所に所属する補助者や事務員に対して秘密保持させることを行政書士に義務付けています。

ビザに関する業務は、外国人の個人情報や企業の内部情報を取り扱うことが非常に多く、国家資格者として行政書士は信頼性が高いと言えます。

これらのことから行政書士は専門性や信頼性が高く、ビザに関する相談先として、まず最初に検討されるべき専門家となります。

 

行政書士へ依頼をするメリット

前述の通りビザに関する相談先として、行政書士は専門性・信頼性が高いことがわかっていただけたかと思います。

次に、実際に行政書士へビザ申請代行を依頼した場合のメリットについて詳しく解説致します。

行政書士へ依頼をした場合、以下のようなメリットが挙げられます。

 

・工数削減

・手続きの迅速化

・専門知識が不要

・結果の見通しがたつ

・コンプライアンスの遵守

・担当者変更時の引継ぎ不要

・言語の不安解消

 

ここからは上記のメリットを一つずつ解説していきます。

 

工数削減

行政書士によってサービス内容は様々ではありますが、一般的にビザ取得手続きを行政書士へ依頼した場合、以下のような業務を行政書士が代行します。

 

・申請に必要な書類の作成

・申請書類のチェック

・外国人社員とのやりとり

・出入国在留管理局への申請

・出入国在留管理局との交渉

・結果の受け取り など

 

企業の外国人社員受入ご担当者様が手続きに不慣れな場合は、外国人がビザ取得の要件を満たしているか・申請にどのような書類が必要かなど、ビザ申請に関して上記以外にも時間や手間を要することがあります。

手続きに慣れていらっしゃるご担当者様でさえ、他に多くの業務を抱えながらの取り組みは、煩雑で手間に感じるでしょう。このような業務を行政書士が一括して行うことで、ご担当者様は貴重な時間をビザ業務に取られることなく、その他の業務に時間を充てることができるため業務の効率化や業務工数の削減につながります。

外国人社員が在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請を行う場合も、行政書士に手続きを依頼すれば上記の業務を代行するため、外国人社員が慣れない書類の作成作業に追われる必要がなく、また出入国在留管理局での待ち時間や往復の時間もなくなりますので、その分ご自身の業務に集中することができます。

 

手続きの迅速化

行政書士はビザ申請前にビザ取得要件を確認し、外国人がビザを取得できるかの確認や判断をします。その上でビザ申請に必要な書類を準備するため、ビザ取得要件を満たしていないことによる申請の不許可を極力避けることができます。

また、行政書士は必要書類を熟知しているため、書類の準備にかかる時間が短縮される上に、申請に必要な書類を過不足なく揃え、書類形式も整えて申請を行います。

このため、必要書類が不足していることにより出入国在留管理局で申請が受理されないことや、申請が受理されても出入国在留管理局から追加書類提出を求められてしまうことを極力避けることができます。事前に要件も確認しており、必要書類も整っているため、出入国在留管理局での審査もスムーズです。

このように行政書士に依頼をすることにより、手続きが迅速化され、外国人社員の受入をスムーズに進めることができます。

 

専門知識が不要

ビザ申請を行うためには、外国人がどの在留資格に該当するのかを判断しなければなりません。また、外国人が在留資格要件に該当するかの確認が必要になり、申請にどのような書類が必要となるのか、申請書のバックグラウンドによっては出入国在留管理局がホームページに記載しているもの以外の書類が必要になることも往々にしてあります。不許可を受けた後に弊所に相談に来られるケースでも、申請時に追加書類を提出し補足しておけば許可をもらえたようなケースは少なくありません。

このような在留資格や要件については、外国人のビザに関する法律である出入国管理及び難民認定法(以下、入管法)で規定されています。ビザの手続きをする上で、入管法を理解することは重要になります。しかし入管法は非常に複雑で、運用も頻繁に変わります。

企業の外国人受入ご担当者様が、こういったビザに関する専門知識を持つことは非常に難しいでしょう。そこで、多くの事例を扱っている行政書士に依頼をすれば、入管法に関する知識を持っているため、在留資格の判断や要件の該当性、申請に必要な書類を行政書士が全て判断します。企業の外国人受入ご担当者様は、入管法に関する専門的な知識は一切不要で、外国人社員のビザ手続きを進めることが可能です。

 

結果の見通しが立つ

前述の通り、ビザ申請を行うには入管法を理解している必要があり、出入国在留管理局がホームページで掲載している必要書類を提出すれば、必ず許可を受けられるということではありません。許可を受けられると思って申請を行ったところ、結果として不許可になってしまうと、外国人の雇用を決めていた企業としては人事計画が変わってしまうこともありえるでしょう。

行政書士が手続きを行う場合には、在留資格の要件を満たしているかなど、ビザ申請情報を事前に確認した上で手続きを進めるため、申請前にある程度の結果の見通しが立ちます。

事前に許可の見通しが立っていれば、安心して社内での人事手続きを進めることもできますし、もし事前に不許可が見込まれるような場合であれば、内定を出すことを控え、別の人材の採用も検討するなど、事前に手を打つことも可能です。

また、結果として不許可を受けてしまうと、外国人本人が次回以降のビザ申請が難しくなってしまうという不利益を被ることになりますので、企業と外国人の両方の立場から見ても行政書士が手続きを行うことのメリットはあると考えられます。

 

コンプライアンスの遵守

外国人を雇用する際には様々な法律が関わってきますが、前述の通り外国人の日本ビザに関しても入管法という法律が適用されます。コンプライアンスが重要視される昨今、必要な手続きを行っていなかったり、入管法上問題がある形で雇用させてしまっている場合などは、企業としてコンプライアンスが問われてしまいます。

その例として、下記のようなものが挙げられます。

 

(1)転職時の所属機関の届出を14日以内に提出していない

(2)住居地変更時の届出を14日以内に提出していない

(3)雇用している社員の就労内容と在留資格で認められている活動内容が合っていない

(4)在留期限が切れている(オーバーステイ)社員を雇用している

 

いずれの場合も入管法で罰則が設けられています。

(1)、(2)の場合、外国人本人に20万円以下の罰金に処せられます。(2)の場合は、さらに外国人本人の在留資格が取り消されることもあります。

(3)、(4)の場合、企業に対しては不法就労助長罪が適用され、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されます。外国人本人に対しては、(3)の場合は在留資格の取消、(4)の場合は退去強制事由となり、強制的に日本から出国させられてしまいます。

罰則内容
外国人 企業
所属機関の届出 20万円以下の罰金 なし
住居地の届出 20万円以下の罰金

(新規上陸後、90日以内に届出ない
場合、在留資格取消)

なし
資格外の活動 在留資格取消 3年以下の懲役

または

300万円以下の罰金

オーバーステイ  退去強制

ビザというと外国人本人の責任にしてしまいがちですが、必要な手続きや確認を怠ると、上記のように不法就労助長罪として受入企業に科される罰則もあります。

外国人個人のみに科される罰則であっても、入管法に違反をしている社員を雇用しているということ自体が、企業としての社会的責任を問われてしまうのではないかと私個人は考えます。また外国人社員が退去強制となり、日本から強制的に出国させられてしまうことも、企業にとっては大きな影響があるでしょう。

近年では、外国人の受け入れで社会的なニュースとして取り上げられるケースも少なくありません。例えば、低賃金での雇用など何かと問題が指摘されている技能実習で、大企業が技能実習生を認定された計画と異なる業務をさせ、技能実習適正化法違反として国から改善命令を受けたケース。

多数の留学生を受け入れていた大学が、不適切な受け入れや不十分な在籍管理により多くの留学生の所在不明者や不法残留者を発生させたとして、出入国在留管理局から在留資格「留学」の付与を認められなくなったケースなどがあります。

入管法違反と知りつつ行っているような悪意のあるケースもあると思いますが、ほとんどの企業はコンプライアンスを遵守したいと考えているはずです。しかし入管法に詳しくないために、知らずに手続きを怠ってしまうこともあります。

入管法に精通した行政書士がいれば、外国人を雇用する際に必要な手続きや届出を怠るようなことはありませんし、入管法に則したアドバイスを受けることができます。外国人社員の適正な受け入れや適法な在留管理が可能になり、コンプライアンス遵守につながります。

 

担当者変更時の引継ぎ不要

ビザ手続きを内製化している企業様の場合、手続きを行うご担当者様が異動などで担当を離れる際には、後任者への引き継ぎや再教育が必要になり、手間や時間を要すると思います。前述のように、ビザ手続きには入管法の理解やノウハウの蓄積が必要で、それらを全て正確に後任者に引き継ぐことは困難ではないでしょうか。

行政書士に依頼をしている場合は、ビザに関する知識やノウハウは行政書士が持っているため、ご担当者様が異動になっても引き継ぎは不要になります。引き継ぎに要する時間や手間を削減することができますし、引き継ぎが漏れてしまいその後のビザ手続きで失敗が起こるといった事態も防ぐことができます。

実際、弊所のお客様でも前任者と後任者の間での引き継ぎがうまくいっておらず、手続きが何もわからないというお声をいただくこともありますが、弊所にご依頼をいただいているお客様であれば、後任者が引き継ぎを受けていなくても、スムーズにビザ手続きが行えております。

 

言語の不安解消

在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請は、外国人社員本人が書類の準備を行い、本人が出入国在留管理局へ申請に行くことが多いと思います。日本語が堪能な社員の方でも、慣れないビザ手続きの書類を日本語で準備し、申請を行うことは不安があるはずです。まして日本語が得意でない方の場合、日本語で書類を準備・収集することは非常に大変です。

さらに、出入国在留管理局で審査官とのコミュニケーションの齟齬で、意図していない形で伝わってしまい、審査の遅れや追加書類の提出を求められることも少なくなく、最悪の場合は不許可を受けてしまうということもありえます。

このように本人が手続きを行うことで、本来避けられた手続きが発生することは、社員本人や企業のご担当者様の手間にもつながります。

一方で行政書士が手続きを行えば、出入国在留管理局での言語によるコミュニケーション齟齬が発生することは起きにくく、コミュニケーション齟齬による審査の遅れや追加書類提出などは避けることができます。

 

行政書士へ依頼をするデメリット

ここまで、行政書士へ依頼をした場合のメリットを解説してきましたが、もちろんデメリットもあります。行政書士へ依頼をした場合、以下のようなデメリットがあると考えられます。

 

・費用の発生

・内製化が困難

・内部情報の提供

 

これよりデメリットを一つずつ解説します。

 

費用の発生

当然ですが、行政書士に依頼をする場合は、その手続き費用が発生します。手続きの内容や申請の種類などによって費用は変わりますし、依頼する行政書士によっても費用は様々です。一案件のビザ手続きで数万円から、場合によっては10万円を越える手続きもあります。

外国人社員が増えれば、その分費用の負担は増加しますし、できる限りコストを削減したいと考える企業様にとっては負担が増えると言えるでしょう。

ただ、一方で行政書士に依頼をすることにより、業務工数の削減やご担当者様変更時の引継ぎが不要になるなど、様々な面から考えるとコスト削減の点もあり、単純に費用だけでなく、トータルでの費用対効果を考える必要があります。

 

内製化が困難

メリットで解説しましたが、ビザ手続きを行政書士に依頼すると手続きを行政書士が行うため、企業側でビザ手続きに関する知識やノウハウを蓄積することが不要となります。

逆に言えば、社内でビザに関する知識やノウハウを溜めづらく、最終的に業務の内製化を検討している企業様の場合は、行政書士への業務のアウトソースはデメリットもあると言えるでしょう。

 

内部情報の提供

出入国在留管理局へ提出する書類や情報の中には、企業の内部情報も含まれることがあります。例えば、企業の登記簿や決算文書、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表などです。

さらに、外国人社員本人のパスポート情報や学歴や職歴、給与額などの個人情報もあります。

ビザ申請時にはこのような企業の内部情報や個人情報を開示、提供しなければならず、手続きを行政書士に依頼する場合には、当然行政書士にも開示、提供が必要になります。

前述の通り、行政書士は国家資格者であり個人情報や企業の内部情報の取り扱いについては十分な注意と措置を図っています。また、企業との間で秘密保持契約を締結することも可能ですので、行政書士に情報を提供したからといって情報漏洩のリスクが高まるとは一概には言えません。

しかし、企業側で内製化している場合と比べ、外部へ情報を提供することは自社と異なるルールで情報が管理されることになりますので、事前に行政書士との綿密なすり合わせが必要になるでしょう。

 

行政書士の選び方

ここまで行政書士へ依頼をすることのメリットとデメリットを解説してきました。ここまでの解説をお読みいただき、行政書士への依頼を検討された方がいらっしゃった場合、次にどのような行政書士に依頼をすれば良いか悩むところになります。

ここからは行政書士へ依頼することを検討する場合に、どのような点に気をつけて行政書士を選べば良いかを解説致します。

 

行政書士であること

当たり前のことのように聞こえますが、まずは依頼をするのが行政書士(行政書士事務所や行政書士法人)かどうかを確認することが必要です。法律上、報酬を得てビザ業務を行うことができるのは、弁護士か行政書士のみです。

行政書士事務所や行政書士法人以外の会社が、ホームページ上でビザ業務を謳っていることも見受けられます。実際は行政書士が請け負っていることが多いようですが、書類作成などには行政書士がかかわらず、申請のみ行政書士が行っているなど、専門性が疑われることも多いです。そのような会社に依頼をする場合は事前に注意が必要と言えます。

そのため、まずは依頼をするのが行政書士事務所か行政書士法人であることを確かめる必要があります。

 

専門性

前述しているように、ビザ手続きに関しては入管法や運用をしっかりと理解している必要があります。一方で、入管法やその運用は頻繁に変更されますし、入管法自体も複雑であるため、ビザ手続きを行うためには、その専門性が非常に重要になります。

せっかく費用をかけてアウトソースをしても、専門性が低ければ本来許可されるケースでも不許可を受けてしまったり、必要以上に時間がかかってしまうことなどもあるでしょう。個人的には、その専門性はどれだけビザ手続きを行ってきたかといったノウハウの蓄積によると考えます。

近年、日本でも外国人が増加していることから、ビザ業務に参入する行政書士は非常に多くなっております。個人的な見解になりますが、あまりビザ業務の経験がない行政書士でもビザ業務を行っており、どこまで専門性があるか疑問に感じることが多々あります。

行政書士が行うことができる業務範囲は非常に広く、ビザ業務はその一つに過ぎません。ホームページ等でビザ業務と書かれている場合であっても、その専門性を見極めた上で依頼を検討する必要があります。

 

費用とサービス内容のバランス

ビザ手続き費用は行政書士によって様々です。しかし単純に費用のみの比較だけで検討するのは危険です。

企業様によって行政書士に業務のアウトソースを検討する背景は異なり、ご要望や課題感はそれぞれ異なるはずです。単に書類を作成して、ビザ申請代行をして、許可を取ってくれれば良いという企業様もいらっしゃるでしょうし、手続き以外の付加価値を求めていらっしゃる企業様もいらっしゃると思います。

しっかりとヒアリングを行って要望に沿った納得のいく提案をしてくれるか、課題感に対して適切な解決策を提示してくれるかなどを精査する必要があります。もちろんそこには専門性も求められます。逆に費用の安さだけを売りにするようなところは注意が必要でしょう。

サービス内容に対して適切な費用かどうかを見極めた上で行政書士を選定することが必要です。

 

信頼性

業務をアウトソースする上で当然のことだとは思いますが、依頼する行政書士が信頼できる行政書士かどうかです。継続的に依頼をしていくのであれば、なおさら信頼のできる行政書士にお願いをしたいものです。

ビザに関する業務は知識やノウハウなど目に見えないサービスを提供するため、特に信頼性が求められると思います。しっかりとヒアリングを行って、事前に費用の案内や手続きについての流れ、許可の見通しなど丁寧に説明をしてくれるかどうか、もし不許可になりそうなケースであれば、事前に説明をしてくれるかどうかなど、納得のいく説明があり、丁寧に対応してくれる行政書士を選定するのがよろしいでしょう。例えアウトソースであっても、一緒に仕事をしていくにあたって信頼性が一番重要なことのように感じます。

 

顧問契約がおすすめ

外国人社員のビザ関連手続きを行っている際に、これまで以下のようなことでお困りになったことはないでしょうか。

・外国人社員の日本ビザについて困ったときに相談できるところがない

・手続きは内製化していて特に問題は出ていないが、今のやり方で問題がないのか不安

・出入国在留管理局に電話をしてもなかなか繋がらず、相談しても明確な回答をもらえない

このようなことでお困りになったことがあれば、行政書士との顧問契約がおすすめです。

困ったときにいつでも相談できるところが欲しいというのは、企業様の課題感として多いのではないでしょうか。外国人を雇用している以上、ビザについて様々なケースが想定されます。例えば、雇用している外国人社員を海外のグループ会社へ出向させる時に日本ビザをどうすれば良いかや、外国人社員が退職し帰国する際にビザ手続きが必要なのかなど、外国人社員のビザについて何が必要で、何を注意しなくてはいけないかといった困りごとは多いと思います。

また、社内で手続きを内製化していても手続きの方法や管理方法が正しいのか、現場のご担当者様は不安になることも多いでしょう。そのように外国人社員のビザ手続きや在留管理に意識の高い企業様にとって、顧問契約を締結することで手続きや管理方法が適切に行われるようになることは、企業のコンプライアンスが守られることに繋がり、メリットは大きいはずです。

さらには、行政書士が顧問にいることは企業の信頼にも繋がります。顧問弁護士といったことはよく耳にすると思いますが、それぞれの分野における専門性や社会的な信頼性は弁護士にも劣りません。これまで多くの行政書士が出入国在留管理局へ申請を行い、これまでの実績の積み上げにより、出入国在留管理局からの信頼もあります。このように行政書士が顧問にいることにより、外国人受け入れに関する対外的な信頼性は上がります。

個人的な意見ですが、我々行政書士は医者と同じだと考えています。

もし身体に違和感を感じても、日常生活に問題がないからといってそのまま放置しておくとどうなるでしょう。実は薬だけでは治らない大きな病気をしているようなこともあるかもしれませんし、手術をしても治らない病気になっていることもあるかもしれません。

ビザ手続きや在留管理も同じで、これまで問題なく許可を受けてきて出入国在留管理局から何の指摘も受けていなかった場合でも、実は手続き方法や管理方法が適切ではなく、それまでと同じように申請をしていても突然申請が不許可になってしまったり、それまで求められなかった資料が求められるようになって申請が突然難しくなるようなことも起こりえます。

前述したように、気づいていないところで適法な受け入れができておらず、社会的なニュースになってしまうと大変です。

一方で、身体に違和感を感じたときに相談できたり、体調が悪くなったときにすぐに診てもらえるかかりつけの医者が近くにいると安心です。

顧問の行政書士がいれば、常に適切・適法にビザ手続きや在留管理が行え、これまで問題になっていないことや、社内でも気づいていなかったような実は誤った手続きもすぐに改善が可能です。

大袈裟かもしれませんが、我々行政書士は企業の健康を陰から支えていく存在だと考えております。

行政書士は困ったときに診てもらえる医者のようなもの、そのように考えていただけると少しは顧問契約のハードルは下がるのではないでしょうか。

このように行政書士との顧問契約は、対外的な信頼性も含めて、適切・適法に外国人の雇用を進めていくには大変有効です。

 

まとめ

ここまで、行政書士へビザ申請手続きを依頼をするメリットとデメリットを中心に、行政書士の選び方や行政書士との顧問契約の有効性を解説してきました。

ここまで読んでいただければ、ビザ関連業務を行政書士へ依頼をすることのメリットは小さくないことがお分かりいただけたと思います。

今現在、行政書士へのアウトソースを検討されていらっしゃるご担当者様、検討していなくても本記事を読んでこれから検討してみようと考えていらっしゃるご担当者様にとって、本記事が参考になれば幸いです。企業様にとって最適な行政書士を見つけていただき、外国人社員の適切・適法な雇用を促進し、さらなる企業の発展に繋がることを期待しています。

なお、リガレアス行政書士事務所では、単なるビザ申請代行業務だけでなく、企業様の課題感をしっかりヒアリングし、解決策をご提案することを心掛けております。企業様の外国人社員の適切・適法な雇用や在留管理につながるよう支援をさせていただいております。

もし行政書士へのアウトソースをご検討されていらっしゃるようでしたら、お気軽にお問い合わせください。直接のご訪問はもちろん、Web会議などでのお打ち合わせも行っております。

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