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外国人雇用(採用)時・雇用後の確認事項・必要手続きと注意点

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リガレアス行政書士事務所の広瀬です。

グローバル化や労働力不足により、国籍を問わず優秀な外国人の雇用(採用)を検討する企業も増えてきております。当事務所にも外国人を雇用する際のビザに関するご相談を多くいただいている状況です。

そこで今回は、すでに日本に在留している外国人を雇用する際の確認事項や必要な手続きを解説致します。また、雇用する際だけではなく、雇用後の注意点についても併せて解説致します。

 

外国人雇用時の確認事項

日本に在留する外国人を雇用する際に確認をしなければならないことが大きく3つあります。

 

・在留資格の確認

・資格外活動許可の確認

・在留期限の確認

 

確認を怠り就労ができない外国人を雇用してしまうと、雇用した企業が不法就労助長罪に問われてしまうこともありますので、雇用を決定する前に必ず確認が必要です。

 

在留資格の確認

日本に在留する外国人は必ず「在留資格」を持っています。在留資格は現在29種類あり、従事する活動、あるいは身分・地位に基づいて分類されています。活動内容によって在留資格が分けられているので、雇用した後に従事する活動内容と外国人が持っている在留資格が一致しなければなりません。下記の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。

参考記事:日本で働く外国人にとってビザが重要な理由|行政書士が求められる背景も併せて解説

 

例えば、企業で通訳を雇用する場合は「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ外国人でなければなりませんし、高校の語学教師を雇用する場合は「教育」の在留資格を持つ外国人でなければなりません。そのため、雇用しようとしている外国人がどの在留資格を持っているかを確認することが必要です。 

外国人がどの在留資格を持っているか確認するためには、外国人が持っている在留カードで確認することができます。在留カードには在留資格が記載されているので、外国人に必ず在留カードの提示を求めなければなりません。

中には適法に日本に在留していても、在留カードを持っていない外国人もいます。例えば、「3月」の在留期限が決定されている外国人です。中長期在留者に該当しないため在留カードは持っていませんが、就労可能な在留資格を持っている場合もあります。在留カードを持っていない外国人の在留資格を確認する方法は、パスポートに「証印」というシールが貼られているので、その「証印」を確認しなければなりません。

このように外国人が持っている在留資格をと従事する業務内容が一致していることを確認する必要があります。

なお、「永住者」「永住者の配偶者等」「日本人の配偶者等」「定住者」等の身分や地位に基づく在留資格を持っている外国人は就労が可能です。これらの在留資格は、従事する業務内容が問われないため、その他の在留資格と異なりどのような職種にも就くことができます。

 

資格外活動許可の確認

「留学」や「家族滞在」など、そもそも就労が認められていない在留資格もあります。就労が認められない在留資格を持っている場合でも「資格外活動許可」を持っていれば、1週間に28時間以内という制限付きではありますが、就労することが可能です。時間の制限があるため、フルタイムではなくアルバイトでの雇用をする際の確認事項になります。

資格外活動許可を持っている場合は、在留カードの裏面にスタンプが押してありますので、雇用する際には在留カードの確認が必要です。

原則として資格外活動許可は、風俗営業関係以外であればどのような職種でも就労は可能です。 

 

在留期限

在留資格を確認するのと同時に、在留期限も確認する必要があります。在留期限が切れている外国人を雇用してしまうと雇用主は不法就労助長罪になってしまいます。在留期限も在留カードで確認することができるので、必ず確認することが大切です。

上記でも解説したように、中長期在留者に該当しない外国人で、在留カードを持っていない場合には、パスポートに貼られている「証印」で確認が必要です。

 

外国人雇用時の必要な手続き 

ここまで日本に在留する外国人を雇用する際の確認事項を解説してきましたが、在留資格が業務内容と一致しない場合や在留期限が迫っている場合など、手続きが必要になることがあります。ここでは雇用する際に必要な手続きを解説致します。

 

在留資格変更許可申請

雇用する外国人が就労の在留資格を持っていない場合や持っている在留資格と従事する業務内容が一致しない場合などは、在留資格変更許可申請が必要になります。

よくあるケースとしては、新卒の留学生を雇用する場合や、外国の事業所から出向で在留している外国人を日本法人で直接雇用する場合などです。例えば新卒の留学生をエンジニアとして雇用する際、就労が認められない「留学」から「技術・人文知識・国際業務」へ変更する必要があります。

当然ですが、在留資格変更許可申請では変更する在留資格の要件を満たしていなければなりませんので、雇用する前に要件を備えていることを確認する必要があります。「技術・人文知識・国際業務」であれば、学歴や給与額などの要件を満たしていることを確認した上で申請手続きを進めなければなりません。

在留資格変更許可申請が許可された時点から就労が認められます。つまり、勤務開始前までに在留資格を変更していることが必要です。内定から申請の準備、審査期間を考慮した上で、勤務開始のスケジュールを決めることが望ましいです。 

 

在留期間更新許可申請

前述のように、すでに適正な在留資格を持っている外国人でも、在留期限が迫っている場合は、在留期間更新許可申請が必要です。在留期限日の3ヶ月前から在留期間更新許可申請ができるので、雇用する外国人の在留期限が3ヶ月以内の場合は、すぐに手続きを進める必要があります。当然ですが、在留期間更新許可申請は、在留期限が経過する前に申請を行わなければなりません。

 

所属機関に関する届出

転職により働く会社が変わる場合など、所属していた機関に変更が生じる際は、14日以内に出入国在留管理局へ所属機関に関する届出を提出しなくてはなりません。

在留資格により提出する届出が異なります。 

 

【活動機関に関する届出】

<在留資格>

「教授」、「高度専門職1号ハ」、「高度専門職2号」(ハ)、「経営・管理」、「法律・会計業務」、「医療」、「教育」、「企業内転勤」、「技能実習」、「留学」、「研修」

<届出事由>

・活動機関の名称・所在地に変更

・活動機関の消滅

・活動機関からの離脱・移籍

これらの事由が生じた時から14日以内に活動機関に関する届出を提出する必要があります。

 

【契約機関に関する届出】

<在留資格>

「高度専門職1号イ」、「高度専門職1号ロ」、「高度専門職2号」(イ・ロ)、「研究」、「技術・人文知識・国際業務」、「介護」、「興業」、「技能」

<届出事由>

・契約機関の名称・所在地に変更

・契約機関の消滅

・契約機関との契約の終了・新たな契約の締結

これらの事由が生じた時から14日以内に契約機関に関する届出を提出する必要があります。

 

例えば、エンジニアとして「技術・人文知識・国際業務」を持っている外国人がAという企業を退職し、Bという企業に転職した場合に、Aを退職した14日以内に「契約機関に関する届出(契約の終了)」を提出し、さらにBに転職して14日以内に「契約機関に関する届出(新たな契約の締結)」を提出します。

提出は外国人の義務であり、届出をしていなくても企業に罰則はありません。

しかし外国人本人は、14日以内に届出なかった場合には20万円以下の罰金が科されます。さらに、以降の更新申請などで在留期間が短くなるなど不利益が出てくる可能性もあります。届出の方法は、郵送やオンラインでも届出を提出することができるので、ヘッドハンティングで外国人を雇用する場合は、すぐに手続きをするよう外国人に周知が必要です。

なお、中長期在留者のみ必要な手続きのため、在留カードを持っていない外国人は上記の在留資格を持っていても届出は不要になります。

所属機関が変わる際に届出をしなくてはなりませんので、当然外国人が退職する時にも届出を提出することが必要です。

 

外国人雇用状況の届出

外国人を雇用する際、雇用主はハローワークへ外国人雇用状況の届出を提出しなければなりません。これは全ての雇用主の義務です。外国人の氏名・在留資格・在留期間などを届出ます。オンラインでも届出は可能です。

雇用保険の被保険者となるか否かによって、使用する様式や届出先となるハローワーク、届出の提出期限が異なります。雇用保険の被保険者となる場合は、雇用保険被保険者取得届の提出期限までに、雇用保険の適用を受けている事業所を管轄するハローワークに届出を行います。

一方、被保険者とならない場合は、雇用した翌月の末日までに外国人が勤務する事業所施設の住所を管轄するハローワークに届出を行います。

なお、離職時にも届出は必要です。届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります。 

 

雇用後の注意点

ここまで雇用時の確認事項や必要な手続きを解説してきました。

しかし、雇用した後にも外国人ならではの注意点があります。ここでは、外国人を雇用した後に気をつけるべき点を解説していきます。

 

オーバーステイ

外国人を雇用した後に最も気をつけるべき点は、在留期限です。前述の通り、在留期限が迫っている場合は、在留期間更新許可申請をしなければなりません。

もし在留期限を経過してしまうと不法残留(いわゆるオーバーステイ)となってしまいます。不法残留は退去強制事由に該当しますので、強制的に日本を出国させられ、原則最低5年間は日本に入国することはできません。出国命令により出国した場合はその期間は1年間になります。

しかし、いずれにしても雇用している外国人が退去することになると、企業にとっては突然社員が1人いなくなってしまうわけですから、小さくない問題です。

特に現在は最長の在留期限が「5年」と長期です。外国人自身も在留期限を忘れてしまうことも少なくありません。海外出張時に空港で在留期限が経過していることに気づくといったケースもあります。その場合、予定通りに海外出張に行くことができなくなります。

企業にとっても、外国人社員がオーバーステイになった場合にデメリットがあるため、外国人個人の問題だけではなく、企業がしっかりと在留期限を管理する必要があります。

 

まとめ

ここまで解説してきたように、外国人の雇用は日本人と異なる点が多いです。在留資格や在留期限の確認やそれらに関する手続きは外国人雇用特有の点です。雇用した後にも、在留期限の管理など注意すべき点があります。

優秀な人材を確保するためには、外国人雇用は今後さらに進んでいくでしょう。初めて外国人を雇用する企業、これまでも外国人を雇用してきた企業にとっても、本記事が外国人雇用促進の一助になれば幸いです。