リガレアス行政書士事務所の広瀬です。

外国人社員を雇用する企業は年々増加しており、外国人雇用は年々高まっている一方で外国人の早期離職率は高く、入社後1年以内に28%が離職を経験しているというデータも出ています。

参考:日本で働く外国籍人材の離職とモチベーションダウンに関する調査

上司への不満や職場の人間関係の問題、給与など待遇への不満、労働時間が多いなど働き方の問題、さまざまな要因が挙げられると思いますが、外国人を雇用する企業にとって離職率の高さは悩みになっているのではないでしょうか。

外国人が長く働ける環境を整え、企業に定着すれば企業と外国人社員お互いにメリットがあるはずです。

そこで本記事では、ビザの専門家としてビザという普段と少し違う視点から外国人社員の定着率を上げる方法を考えていきたいと思います。

本記事をお読みいただければ、ビザの視点から外国人社員が定着する方法をご理解いただけます。

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外国人社員にとってビザは日本で生活する生命線

外国人にとってビザとは、日本に滞在するために必要な許可です。

ビザがなければ日本に住むことや働くことはできず、ビザ申請で不許可を受けてしまうと日本に滞在することができなくなります。ビザ期限を忘れてオーバーステイになれば、原則日本を出国しなければなりません。

日本に住む日本人からするとなかなか自分ごととして捉えにくいかもしれませんが、ビザ手続きでの失敗は、日本でのキャリア形成や家族との生活を考える外国人にとっては死活問題です。この問題は、どれだけ長く住んでいても永住権を取得しない限り、ずっとついてきます。

また、ビザ手続きには日本の法律が関わっています。政府や官公庁から発表される情報は、積極的に情報収集に努めない限り取得できないことが多く、日本人にとっても非常にわかりにくいです。日本人にとっても難しいのであれば、日本語が堪能な外国人であっても難しく感じるでしょう。

このように外国人社員は、滞在歴の長さや日本語の上手さに関係なく常にビザの不安を抱えています。外国人社員が不安に感じるビザ手続きを企業がサポートをすることは、外国人社員の「安心」につながるはずです。

ビザ管理の徹底は外国人社員の定着率に起因する?

外国人社員を雇用する企業でも、ビザ手続きを外国人社員に任せていることが多いでしょう。しかし手続きを本人に任せると、書類の準備から入管への申請まで本人で行う必要があり、業務に集中できなくなります。

また、書類の不備や入管審査官とのコミュニケーションの齟齬など、ちょっとしたことでビザ申請が不許可になってしまうこともありますし、ビザの期限を忘れてオーバーステイになってしまうこともあります。

このように、外国人社員本人がビザ手続きを行うことによるリスクは多いです。

一方で、企業が外国人社員のビザ管理を行えば、オーバーステイのリスクも減り、ビザ手続きも企業が対応してくれるため業務に集中できます。

ビザの不安がなくなれば、日本に安心して住むことができ、今後のライフプランも立てやすいです。プライベートが充実することで、仕事のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。

このように企業がビザ管理を行うことは、外国人社員にとって大きなメリットがあります。ビザの心配がないという安心感が企業への信頼感になり、外国人社員の定着にもつながるはずです。

さらに言えば、ビザ管理をすることで外国人社員のパフォーマンスが向上することは、企業にとってもメリットになり、外国人同士のコミュニティ内で企業の評判が上がれば、その後の外国人採用も進めやすくなるでしょう。

外国人社員のビザ管理を徹底するための工夫

ここまで、ビザ管理を行うことが外国人社員の定着率アップにつながることを解説してきました。では、ビザ管理を行うにはどのようにすればよいでしょうか。ここからはビザ管理の工夫を説明します。

ビザ管理部門の設立

まずは、社内にビザを管理する専門部署を作ることをお勧めします。なぜなら、企業の担当者が外国人のビザ手続きについて熟知していることが必要だからです。

外国人社員が日本滞在中に必要な手続きは、本人のビザ更新申請だけではありません。入社時や退職時にも手続きが必要になります。また昇進して管理職になれば「経営・管理」へ変更が必要な場合もありますし、家族を持てば家族のビザ手続きも必要です。

外国人社員のビザ管理を適切に行うためには、企業の担当者が「どういった時に」、「どんな手続きが必要か」を知っておかなければなりません。

そのためには、入管のホームページなどを閲覧したり、セミナーに参加したりして、最新の情報を収集する必要があるでしょう。そして収集した情報を専門部署で蓄積し、関連部署に情報共有することで、効率的かつ適切に外国人社員のビザ管理が実現できます。

こちらの記事では、外国人社員のビザを管理する専門組織形成について、詳しく解説していますのでお読みください。

オンライン申請の利用

次に、実務面での工夫です。

リモートワークも進み、以前よりオフィスに出社することが少なくなっている企業も多いでしょう。また、入管が離れた場所にあることもあると思います。そういった企業はオンライン申請を検討されてはいかがでしょうか。

オンライン申請を利用すれば、入管へ行くことなく申請が可能となっていますので、入管への往復時間や待ち時間が削減されます。

オンライン申請を行うには事前に入管への登録が必要です。過去3年間に複数のビザ申請を行なっていることや、企業のカテゴリーが1または2であること(カテゴリー3の場合は、経営が安定・継続的に行われている必要があります)など、いくつか条件がありますので、利用を検討する場合は事前に確認をしてください。

カテゴリーについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をお読みください。

専門家からの支援

3つ目の工夫として、行政書士などの専門家に支援を依頼することをお勧めします。自社で管理できるのが望ましいとは思いますが、前述のようにビザ手続きは法律が関わり、官公庁からの情報を読み解くのも簡単ではありません。

また、情報収集の難しさを上げる企業も多いです。行政書士がビザ管理を支援することで、常に情報をアップデートすることができますし、適切なタイミングで適切な手続きが可能となります。

加えて、オンライン申請により、実際に入管に行かずに申請ができるようになった場合でも、入管への往復時間や待ち時間は削減されますが、外国人社員とのやり取りや書類作成にかかる業務工数は変わりません。引き続き、要件確認や書類の不備などによる不許可も起こりえます。

一方で行政書士が手続きすれば、申請前に要件確認を行い、ビザ申請に問題がないか事前に把握ができますし、問題がある場合は事前に問題を解消した上で申請を行います。さらに専門家が書類作成をしますので、書類の不備なども減るため、審査がスムーズに進みます。結果として許可率のアップにもつながるでしょう。

このように行政書士に依頼をすれば、企業の担当者が専門的な知識を持つ必要もありませんし、書類作成などの業務から離れることができ、効率よくビザ管理を行うことが可能です。行政書士にいつでも相談できる体制を整え、手続きを依頼できるように準備しておくことも必要だと思います。

行政書士へ依頼を検討される際は、こちらの記事もお読みください。

さいごに

本記事では、企業が外国人社員のビザ管理をすることで、ビザの不安がなくなり、企業への信頼感が生まれ、社員の定着率アップにつながることを解説してきました。併せて、企業でビザ管理を行うための工夫もご紹介しました。

これまで外国人社員を雇用されてきてもすぐに離職してしまうという課題を感じていた企業があれば、ビザ管理を実践されてみてはいかがでしょうか。本記事をお読みいただき、外国人社員のビザ管理を開始して実際に定着率アップにつながれば嬉しく思います。

リガレアス行政書士事務所は、ビザ手続きを通して企業のさまざまな課題を解決しています。外国人社員の定着率アップにつながるビザ管理を支援していますので、「これからビザ管理を開始したい」、「すでに管理をしているけど効率的に管理できていない」などお困りのことがありましたら、リガレアス行政書士事務所にご相談ください。

 

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