出入国在留管理庁（入管）とは？ビザ取得に関わる役割や注意点を解説

リガレアス行政書士事務所の広瀬（@tatsu_ligareus）です。

外国人のビザ申請を行う上で、入管という言葉を聞いたことがない方はいないと思います。ビザ申請の際に実際に入管に行ったことがある方もいるでしょう。しかし入管とはどういった組織なのかを詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、入管（出入国在留管理庁）について解説していきます。日本ビザを専門とする行政書士が解説していますので、本記事をお読みいただければ、外国人のビザ申請で欠かせない入管の役割や業務などがご理解いただけるはずです。

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出入国在留管理庁の役割と機能

ここでは出入国在留管理庁の役割と機能について解説していきます。

出入国在留管理庁の主な業務内容

出入国在留管理庁は、法務省に所属する組織です。

入国管理局という名称で認識している方もいるかもしれませんが、2019年4月に法務省入国管理局を改組して、出入国在留管理庁に名称を変更し、法務省の外局として設置されました。

出入国在留管理庁が正式名称ですが、一般的には「入管」と呼ばれることが多いです。

出入国在留管理庁は、日本人や外国人の出入国の審査、外国人の在留管理や不法滞在者などの日本の安全を脅かす外国人の退去、難民などの保護といった役割を行っています。

ビザ申請と審査の流れ

前述のように、入管の役割はさまざまありますが、外国人を受け入れている機関の方にとって、最も関わりがあるのが外国人のビザ申請でしょう。

ビザ申請には、以下のような種類があります。

• 在留資格認定証明書交付申請
• 在留資格変更許可申請
• 在留期間更新許可申請
• 在留資格取得許可申請
• 永住許可申請
• 資格外活動許可申請
• 就労資格証明書交付申請

ビザ申請は原則として、申請人が居住する地域を管轄する入管で行わなくてはなりません。

ただし、在留資格認定証明書（COE）交付申請では、申請人である外国人が日本にいないことが前提となりますので、受入機関の方などが申請人となり、受入機関の所在地を管轄する入管で申請を行います。

なお、オンライン申請の場合は入管に行く必要はありませんが、申請の受付や審査は管轄の入管で行われます。

申請は書類に不備がなければ受付され、申請番号、申請日、申請人氏名などが記載された申請受付票が交付されます。申請書の記載内容に不備があった場合、申請人が窓口に出頭していれば、その場で訂正が可能です。

入管では、申請を受け付けた後にA案件からD案件に案件を振り分けます。

• A案件　許可相当の案件
• B案件　慎重な審査を要する案件
• C案件　明らかに不許可相当の案件
• D案件　資料の追完を要する案件

D案件は、資料の提出があった後に、A案件からC案件のいずれかに振り分けられます。

A案件は速やかに決裁に回されるため、審査はスムーズに進むでしょう。一方でB案件やC案件に振り分けられると審査に時間を要してしまいます。

D案件など、審査の過程で追加書類が必要なときは、追加の書類の提出を求められることがあります。その際は、提出が必要な書類や期日が記載された通知が送付されることが通常です。

審査は、標準処理期間内で行われます。在留資格認定証明書交付申請であれば1ヶ月から3ヶ月、在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請は2週間から1ヶ月です。

「技術・人文知識・国際業務」など、日本の機関との雇用契約に基づく在留資格認定証明書交付申請案件で、過去3年間、申請で不交付を受けたことがない機関、株式上場企業もしくはこれと同程度の規模を有する機関については、申請から10日程度を目処に処理されます。

審査が終了すると、在留資格認定証明書交付申請では在留資格認定証明書が送られ、結果が不交付の場合は不交付の理由が記載された通知書が送付されてきます。

在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請では審査終了の通知が送られてきますので、申請人が入管で結果を受けます。許可であれば在留カードなどが交付されますが、不許可の場合は不許可の理由が記載された通知が渡され、不許可の理由を口頭で伝えられることが一般的です。

出入国在留管理庁の所在地と管轄区域

出入国在留管理庁の本庁は法務省のある霞ヶ関にあります。

また、出入国在留管理庁の組織は内部部局、施設等機関及び地方支分部局からなり、地方支分部局として、全国に地方出入国在留管理局（8局）、支局（7局）、出張所（61か所）が置かれています。

地方出入国在留管理局が実際にビザ申請を行い、審査が行われる場所です。前述のように、ビザ申請は原則として、申請人が居住する地域を管轄する入管で行わなくてはなりません。入管の所在地と管轄地域は以下のようになります。

申請人が東京にいれば東京入管、大阪にいれば大阪入管で申請をすることになります。それぞれの地域に支局や出張所も設置されており、本局が遠い場合は支局や出張所でも申請をすることが可能です。例えば、新潟に住む人が申請の度に東京まで行くのは大変ですので、新潟出張所で申請をすることもできます。

ビザ申請に必要な書類と準備

ここではビザ申請に必要な書類や準備について解説します。

申請書類の種類と入手方法

申請書は入管の決まった様式がありますので、入管の窓口またはホームページから入手しなければなりません。申請書の様式は申請の内容や在留資格によって異なります。窓口であれば正しい様式を入手することができるはずですが、ホームページだと自分で見つけなくてはなりませんので、入手する際は正しい様式か確認が必要です。

提出書類も申請の内容や在留資格によって異なり、入管の窓口やホームページで確認できます。提出書類に沿って準備をしましょう。また、一部の書類には入管の様式があります。例えば、「日本人の配偶者等」や「永住者の配偶者等」の在留資格で提出が必要な身元保証書や質問書には様式があり、こういった様式も入管の窓口やホームページから入手が可能です。「特定技能」ではほとんどの提出書類で決まった様式があり、決まった様式で提出しない場合は申請が受け付けられないこともありますので注意しなければなりません。

また決まった様式はないものの、書類には最低限必要な情報が記載されていることが求められます。極端な例ですが、大学の卒業証明書が求められているにも関わらず、申請人の氏名や大学名、学位名などが記載されていなければ立証資料としてみなされないでしょう。単に提出書類に記載されている書類を提出したとしても、必要な情報がなければ立証資料としてみなされませんので、審査の途中で追加書類を求められたり、場合によっては要件を満たしていないとして不許可になる可能性もあります。入管が何を求めているのかを理解した上で申請書類を準備することが必要です。

書類作成時の注意点

申請書の記載で多いのが、記載事項に該当がない場合に空欄のままにして提出することです。空欄は記載漏れと判断されてしまい受付されないことがあります。該当がない場合は、「なし」など該当しないことを記載しなければなりません。

提出書類の中には、外国で発行されたものを提出しないといけないこともあります。日本語以外で作成されている書類には、日本語の翻訳を添付しなければなりませんので、外国で発行された書類を提出する際は翻訳を準備しましょう。翻訳は全ての内容を可能な限り正確に翻訳できていれば、プロの翻訳家の翻訳でなく、申請人などの翻訳でも構いません。

ただ、雇用契約書や在職証明書、卒業証明書など定型的な文書で専門的知識を必要とする用語や内容を含まないものであれば、英語でも受け付けられます。

提出書類に不足や不備があると受け付けられないことや審査の途中で追加書類を求められることがあります。審査に時間を要してしまいますので、申請の際は、書類の不足や不備がないように準備することが大切です。

入管とのやり取りにおける課題

ここでは入管に申請や相談をする際の課題についてみていきたいと思います。

言語の壁と専門用語の難しさ

当然ですが、入管の職員は日本人です。職員の中には、英語を話す人もいますが、入管職員と直接会話をしようとすると日本語ができないと正確なやり取りは難しいでしょう。

インフォメーションセンターなどの相談窓口であれば、日本語、英語以外の言語で対応することもあります。しかし、インフォメーションセンターだと対応する人が入管の職員ではないことがあり、少し複雑な相談だと正確な回答をもらえないこともあります。部門の相談窓口などであれば入管職員が対応しますので、相談に対して入管法などに基づいて回答をもらえますが、その際はやはり一定の日本語が理解できる必要はあるでしょう。

ビザ申請に関しては専門用語もありますし、聞きなれない書類の提出を求められることもあります。ビザ手続きに詳しくない人であれば、何をどのように聞けばいいのか分からないこともあるでしょう。日本語が理解できたとしても、このような点で入管とのやり取りの難しさはあります。

複雑な法規制と頻繁な制度変更

入管法は非常に複雑で、さらに入管法やその運用は頻繁に変わります。入管法や運用が変わると、これまでのやり方では申請が受け付けられなかったり、場合によっては申請が不許可になることもあるでしょう。

とはいえ、入管法改正などの新しい情報は、自ら取得しようとしなければ情報を得ることが難しいです。これは頻繁に入管のホームページなどを見ていないと不可能でしょう。たとえ変更された情報を取得できたとしても、行政の文書を読んで理解するのは非常に困難だと思います。さらに、法改正などの後は入管内部も情報が整理できていなかったり、運用が定まっていなかったりして、入管に相談しても回答が二転三転することもあり、とても混乱します。

このように情報のキャッチアップや情報の理解には限界があるでしょう。

申請の不備による不許可リスク

申請書類に不備があると、申請が受け付けられないことや審査の途中で追加書類を求められることは説明しました。

もし追加書類を求められても、期限までに提出を行わない場合は、すでに提出された書類だけで審査が行われます。入管は立証資料が不足しているために追加書類を求めていますので、立証書類が不十分として、申請が不許可になる可能性が高いです。

また入管から追加書類や補足説明を求められた際に、提出する書類が入管が求めている内容でなければ、要件を満たさない申請として不許可になることもあります。

提出する書類を理解して、入管が必要とする書類を準備することが大切です。

行政書士によるサポート

ビザ申請手続きに関して、行政書士は専門家の一人です。

ここでは、行政書士によるビザ申請手続きのサポートについて説明します。

申請取次とは

行政書士の業務の一つとして、「官公署に提出する書類の作成、代理、相談業務」があります。これは行政書士の独占業務になり、行政書士でない人が有償で業務を行うと法令違反に当たります。つまり入管に提出するビザ申請書類の作成や相談業務は行政書士の専門的な業務です。

またビザ申請は、原則として申請人である外国人本人が行わなくてはなりません。しかし、申請案件の増加による窓口の混雑緩和や申請人の負担軽減等のために「取次者」が設けられ、取次者であれば代わりにビザ申請を行うことが可能になっています。この取次者に行政書士がなることができます。

このように、ビザ申請業務に関わることができるのは、誰でもよいわけではありません。

ビザ申請書類の作成やビザ申請に関する相談業務、さらに入管への申請を行うことができる行政書士は、ビザ申請手続きの専門家であることは間違いないでしょう。

ビザ申請の行政書士への依頼については、こちらの記事もお読みください。

行政書士へ就労ビザの申請（取得）代行を依頼する7つのメリットと失敗しない行政書士の選び方

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行政書士の専門知識と経験

ビザ手続きを専門にしている行政書士であれば、法律の理解や専門知識は豊富です。またさまざまなケースの実績がありますので、複雑な申請などにも対応をすることができます。さらに最新情報もキャッチアップしていますので、法改正などにも対応しています。

ビザ申請を行政書士にサポートしてもらうと、最新の入管法に即したアドバイスをもらうことができ、ビザ申請要件を満たした形で申請をすることができるでしょう。ビザ申請要件を満たした申請であれば、入管での審査もスムーズに進み、許可の可能性も上がるはずです。

申請書類作成と審査対策のサポート

入管に提出する書類は、単に求められたものを提出するだけではダメです。入管が求める内容が記載されていて、要件を満たしていることを立証できなければいけません。これは、入管法やビザ申請要件を理解していなければ難しいでしょう。

ビザ専門の行政書士であれば、申請人が申請要件を満たしているか確認します。また申請書類も入管が求めている内容に即して準備します。これにより書類の不備により申請が受け付けられないことや不許可を防ぐことができるでしょう。

さらに申請内容に応じて、補足資料が必要だと判断した場合には、提出書類になっていない書類も事前に準備、作成して提出しますので、入管でのスムーズな審査が期待できます。

入管とのスムーズな交渉

前述のように、入管とのやり取りの中で言語や専門用語の難しさがあります。

しかし行政書士であれば、言語や専門用語の問題はクリアできます。入管に相談をする際も何を確認すべきか理解できているため、要点を絞って相談することが可能です。さらに入管からの回答を解釈した上で、分かりやすく申請人に伝えることができます。

またビザ申請を申請人が行うと、申請の途中で追加書類や説明を求められたときや申請が不許可になった際に、第三者である行政書士は介入することができません。一方で、ビザ申請を行政書士が行なった場合は、申請の途中で追加書類や説明を求められた際でも行政書士が直接入管と交渉をすることが可能ですし、不許可を受けた際でも行政書士が不許可理由を確認することができます。不許可理由を行政書士が確認することで、再申請を希望する際に再申請時の許可の可能性を上げることもできるはずです。

このように、入館と直接行政書士がやり取りできることは、行政書士がサポートする大きな役割の一つでしょう。

ビザ申請での不許可について、こちらの記事もお読みください。

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本記事では、就労ビザ申請が不許可になった際の適切な対応方法や再申請の手続きについて詳しく解説しています。外国人社員の就労ビザ申請で失敗した経験のある企業ご担当者様や外国人の方ご本人に向けた内容になっています。

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さいごに

ここまで入管とはどういった組織かについて解説してきました。また入管でのビザ申請や、行政書士の関わりについても触れました。

外国人のビザ申請において、入管は必ず関わる行政機関です。

しかし、ビザ申請を行なったことがある方の話を聞くと、次のような話を聞きます。

「入管に電話がなかなか繋がらない」

「入管が混みすぎていて申請するのに1日かかる」

「入管はビザを不許可にしようとしている」

「入管職員は不親切」

長年ビザ申請業務を通じて入管とやり取りをしていますが、同意できることもあります。しかし、入管もオンライン申請や東京入管では申請予約を実施して、改善を図ろうとしています。また審査においては、入管法や審査要領に則って審査をしているため、入管職員一人の裁量で不許可を出すということはあり得ません。

行政書士は、行政である入管と申請人である外国人や受入機関の間に立ち、双方にとってスムーズに手続きを進めることが役割の一つです。行政書士がビザ申請の書類を作成して入管に申請をすることで、申請人や受入機関の方の負担を減らし、入管が審査をしやすくなります。

リガレアスでは、この行政書士の役割を果たし、結果的に審査がスムーズに進んで許可されやすい申請を心がけています。またビザ手続きが不慣れな方であっても、丁寧に納得いくまでご説明をして手続きを進めております。

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