入管のオンライン申請についてビザ専門の行政書士が解説

リガレアス行政書士事務所の広瀬（@tatsu_ligareus）です。

ビザ申請というと入管に行く必要があり、入管内でも数時間待つことも多く、手間がかかると感じている方も多いのではないでしょうか。

2019年から在留申請のオンライン手続きが開始され、直接入管の窓口に行かなくてもオンラインで申請ができるようになりました。しかし、オンライン申請を利用していない方やオンライン申請自体を知らない方も多いようです。

そこで今回は、在留申請のオンライン手続きについて解説します。実際にオンライン申請を利用している行政書士としての所感も併せてお伝えします。

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在留手続きのオンライン申請とは？

オンライン申請とは、入管の窓口に行かずに24時間365日いつでもどこでもパソコンから在留申請をする方法です。2019年7月からオンライン申請が開始されましたが、以前までは、申請人の住居地や企業・教育機関がある住所地の管轄の入管に行き、直接窓口で申請を行わなければなりませんでした。

オンライン申請が開始された当初は、利用届出を行なった所属機関の職員のみが行うことができ、行政書士や弁護士であってもその所属機関から委任を受けていなければ、オンライン申請ができないもので、限られた人しか利用することができませんでした。

しかし、2022年3月から外国人本人の利用や行政書士も所属機関の委任を受けずに利用が可能となり、また申請できる在留資格が追加されるなど、オンライン申請の対象が広くなったことで利便性が高くなっています。

入管オンライン申請の対象となる手続き

1. 在留資格認定証明書交付申請
2. 在留資格変更許可申請
3. 在留資格更新許可申請
4. 在留資格取得許可申請
5. 就労資格証明書交付申請
6. 再入国許可申請（2〜4と同時に行う場合）
7. 資格外活動許可申請（2〜4と同時に行う場合）

入管のオンライン申請の対象は、上記の手続きとなります。ほぼ全ての手続きがオンラインで申請が可能になりました。

しかし、再入国許可申請と資格外活動許可申請は、単独でオンライン申請ができません。必ず変更・更新・取得のいずれかの手続きと一緒に行わなければならないことに注意しましょう。

また、永住許可申請はオンライン申請ができませんので、窓口で申請する必要があります。

入管オンライン申請の対象となる在留資格

「短期滞在」と「外交」以外の在留資格がオンライン申請の対象です。

入管オンライン申請のメリット

自宅やオフィスから簡単に申請可能

オンライン申請は、日本国内どこからでも申請をすることが可能です。入管から遠く、申請に行くまでに時間がかかっていたような場合でも、オンライン申請であれば自宅やオフィスから申請できるため、大幅な時間短縮が見込めます。

ただし、海外のIPアドレスについてアクセス制限を行なっているため、日本国外からの申請はできません。申請人が必ず日本にいなければならないことに注意しましょう。

無料で24時間365日利用可能

24時間365日利用することができるため、平日の昼間は仕事で入管に行くことができない方などは、休日に申請できます。

しかし、在留期限の最終日や在留期限を過ぎてしまった場合はオンライン申請を利用することができません。入管の窓口へ行く必要があります。なお、オンラインシステムの利用料はかかりません。

郵送で在留カードを受け取れる

在留資格認定証明書交付申請以外の申請では、通常申請と受け取りの2回入管に行く必要があります。しかし、オンライン申請を利用すれば、オンラインで申請を行い、郵送で在留カードの受け取りもできるため、一度も入管に行く必要がありません。

申請時の提出書類の簡素化

所属機関のカテゴリーが3であっても、オンラインシステムの利用申出の承認を受けている場合は、カテゴリー2に該当し、提出書類が簡素化されます。

カテゴリー2と3では提出書類が大きく異なりますので、カテゴリー3の企業がカテゴリー2に該当した場合はメリットといえるでしょう。

カテゴリーについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参考ください。

意外と知らない就労ビザ申請時のカテゴリーについて

カテゴリーは就労ビザ申請の基本です。本記事では、企業担当者が意外と知らない就労ビザ申請時のカテゴリーについて解説しています。カテゴリーの分類基準や必要書類、審査期間などカテゴリーによる違いも詳しく説明しています。

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入管オンライン申請ができる人

• 外国人本人
• 法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）
• 親族（配偶者、子、父または母）
• 弁護士・行政書士（申請等取次者）
• 所属機関の職員
• 外国人の円滑な受入れを図ることを目的とする公益法人の職員（申請等取次者）
• 登録支援機関の職員（申請等取次者）

オンライン申請を行うことができるのは、上記の人になります。

公益法人と登録支援機関の職員がオンライン申請を行う場合は、申請等取次者として入管から承認を受け、さらに所属機関から依頼を受けていることが必要です。

親族が申請人の代わりに変更申請や更新申請をオンラインですることができるのは、申請人が16歳未満か病気などの理由で、自分で申請ができない場合に限られます。

また、親族が認定申請をオンラインで行うことができるのは、「日本人の配偶者等」や「家族滞在」など一部の在留資格の申請を希望する人の親族が日本に住んでいる場合に限定されます。例えば「家族滞在」を希望する人の配偶者が日本に住んでいて、その人が申請をする場合などです。

入管オンライン申請の事前準備

オンライン申請を利用するには、事前に手続きが必要です。利用する人によって手続き方法が異なります。ここでは、外国人本人と所属機関の職員が利用する場合の事前手続きを説明します。

外国人本人の場合

事前に在留申請オンラインシステムで利用者情報登録を行います。利用者情報登録に必要なものは以下のとおりです。

在留申請オンラインシステムのページから利用者登録を開始し、マイナンバーカードを読み取り、利用規約に同意すると登録が完了します。

利用者情報登録の有効期間は、マイナンバーカードの電子証明書の有効期間までです。マイナンバーカード自体の有効期間とは異なりますので注意しましょう。

もし利用を継続する場合は、電子証明書が登載されたマイナンバーカードを再取得の上、改めて利用者情報登録を行う必要があります。

所属機関職員の場合

事前に所属機関の所在地を管轄する入管宛に利用申出を行い、承認を受けることが必要です。利用申出の結果が出るまでには1週間から2週間程度かかりますので、オンライン申請を希望する場合には、事前に利用申出の手続きを行いましょう。

利用申出の承認を受けるためには、以下の要件を満たす必要があります。

「申請等取次者の承認要件」とは、以下の要件となります。

• これまでに入管法に違反する行為その他外国人の入国・在留管理上申請等の取次ぎを承認することが相当でない行為を行ったことがない等信用できる者・機関であること
• 出入国在留管理行政に関する研修会等への参加等その経歴に照らし、外国人の入国・在留手続きに関する知識を有していると認められる者であること

利用申出が承認されるとオンライン申請が可能になります。

オンラインシステムの有効期間は、新規利用申出が承認されてパスワードを設定した日から1年間です。有効期間後も継続してシステムの利用を希望する場合は、有効期限の1ヶ月前までに定期報告を行わなくてはなりません。定期報告をすれば、有効期間が1年間更新されます。

入管オンライン申請の利用方法

在留申請オンラインシステムからログインを行い、申請情報を入力していきます。

入力後、顔写真と申請に必要な資料をシステム上に添付して、最後に申請ボタンを押して申請完了です。その後、受付番号などが記載されたメールが送信されます。

外国人本人が申請する場合は、申請に必要な資料に加えて、在留資格に応じた所属機関等作成用の申請書及び補助用紙の提出も必要となりますので併せて添付しましょう。

入管での審査が終了するとメールで通知されます。そのメールに記載されている必要な書類を入管に郵送し、在留資格認定証明書や在留カードを郵送で受け取ると手続きは完了となります。なお、在留カードは郵送ではなく入管の窓口で受け取ることも可能です。

入管オンライン申請を利用している行政書士の所感

ここでは、オンライン申請を実際に利用している行政書士としての所感をお伝えしていきましょう。

在留申請がオンラインでできるようになり、入管の窓口に出向くことが不要になったことや入管での待ち時間などがなくなったことは、とても便利に感じます。外国人の方によっては、パスポートや在留カードを預けることに抵抗がある方もいるため、申請時にそれらの原本を預かる必要もなくなったことも使い勝手が良いと言えます。

しかし、システムの使用感としての率直な感想は非常に使いにくいです。

「半角」「全角」「スペース」などの入力規則がわかりにくく、エラーがでても何が間違っているのか判別できないことや入力する必要がない項目であってもシステム上入力が必須になっていること、データの一時保存ができないなど、システム自体が扱いずらいと感じます。

さらに、申請人一人ひとりの情報を入力しなければならず、申請人が多い場合は入力に手間がかかりますし、添付資料は一つのPDFで10MBまでと決まっているため、容量に収まらない場合は書類を別途郵送する必要があることなど、入管が近ければ直接窓口で申請を行なった方が手間が少ないと感じることも多いです。

加えて、窓口で申請した場合とオンラインで申請した場合で審査期間も異なり、申請によってはオンラインの方が時間がかかることもあります。

少し話は変わりますが、2021年6月に行政書士や所属機関の職員、登録支援機関の職員などを対象に、オンライン申請に関するアンケートが実施されました。ちなみに私もアンケートに回答しています。

（参考：オンラインによる在留手続に関するアンケート調査結果について）

オンライン申請を利用していないと回答した人は、約8割を占めていました。このアンケート結果でもシステムの使いにくさが挙げられ、私と同じように感じている方は多いようです。

前述のように、2022年3月から行政書士や弁護士にも固有のIDが付与されて、行政書士や弁護士もオンライン申請を利用できるようになったり、所属機関が利用申出の際や情報に更新があった際に提出していた外国人リストも廃止されるなど、アンケート結果を踏まえて、改善されたと思われることもあります。

今後も利用者のフィードバックを受けて改善されていくことが望まれますが、それまでは窓口での申請も減らないのではないかと思います。

入管オンライン申請のまとめ

ここまで、ビザのオンライン申請について解説してきました。今までオンライン申請を利用していなかった方もオンライン申請の概要をご理解いただけたはずです。

リモートワークやペーパーレス化が推進され、入管の窓口に出向く必要がなく、オンラインで申請ができるようになったことはとても利便性を感じます。特に入管が遠かったり、平日に行くことが難しかった外国人の方にとっては便利に感じることでしょう。

しかし、事前準備として外国人本人はマイナンバーカードやICカードリーダライタが必要なことや所属機関では利用申出の書類準備や1年ごとの定期報告などの手続きに手間がかかります。さらにシステムの使いにくさもあり、オンライン申請を行うことに大きなメリットを感じない限りは、入管窓口で申請をする方は多いでしょう。

前述のように、今後のさらなる改善が期待されるところではありますが、申請自体がオンラインでできるようになったとしても、ビザ申請の要件確認などは必要です。

また、所属機関の職員の方であれば、外国人本人とやりとりして手続きの準備を行わなければなりません。このような点において、オンライン申請と窓口申請に変わりはないです。

オンライン申請の場合、入管窓口での書類の確認がないため、オンライン申請の方が簡単に感じてしまうかもしれません。

しかし、書類や入力した情報に不備があれば、審査中に入管から追加の資料や説明を求められることがありますし、申請要件を満たしていなければ当然不許可を受けてしまいます。オンライン申請を行う場合でも申請要件を確認し、提出資料を整えた上で申請を行いましょう。

リガレアスでは、これまでも日本全国の入管での申請に対応しておりますが、今後もオンライン申請を行うことで、さらに多くの企業や教育機関の方のビザ申請に関する負担を軽減し、業務課題を解決していきます。

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