約800名の留学生が在籍し、国際共同研究を通じて海外からの研究者受入れも盛んな東京理科大学様。新規入国する留学生の留学ビザや海外から受入れる研究者の教授ビザに関わる業務を職員2名で対応していたところリガレアスへ相談をいただき、ビザ業務のご支援を開始しました。

担当部署のN様・T様・Y様の3名にサービス提供後の成果や率直な感想を伺いました。

【東京理科大学様ホームページ】
https://www.tus.ac.jp/

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リガレアスへの依頼前に抱えていた課題を教えてください

広瀬：最初は、私から貴学に連絡を取らせていただいたことがきっかけでしたが、リガレアスにご相談いただく前はどのような課題をお持ちでしたか？

T様：留学生の在留資格に関する業務は、職員2名で行っています。以前は、申請書の作成から入管への申請まで、留学生の在留資格に関する業務を全て職員だけで行っていました。

広瀬：職員2名で書類作成から申請まで行っていたのは、業務の負担はとても大きかったのではないですか？

T様：はい、業務の負担は大きかったですね。また、在留資格に関する専門知識を持っている職員もいなかったので、一つ一つの申請に対して正確な判断が難しく、不安を持ちながら業務に当たることも少なくありませんでした。

広瀬：同じような課題感を持っている大学様は多いですよね。専門知識を持つ職員がいないので、申請が許可になっていても自分たちのやり方が正しいのか不安を持ちながら業務を行っているというお話はよく伺います。

Y様：そうなんですね。専門知識でいうと、申請業務だけではなく、在籍している留学生からも在留資格について個別の相談があって、学生それぞれで状況が違うため、どのように回答すべきか困ることも多かったです。

広瀬：申請業務以外にも専門知識の部分で課題感をお持ちだったんですね。

N様：当部署には、留学生だけではなく学内の他部署からも留学生の在留資格に関する問い合わせが入ることも多いんですよ。他部署も在留資格に関する知識はないので、他部署に対して、専門知識のない私たちが在留資格について説明するのがとても大変でした。
でも、以前、広瀬さんに在留資格に関してまとめた研修資料を作成いただき、それを学内で共有することで基本的な知識を共有できるようになってとても助かりました。

広瀬：学内での専門知識の共有も他大学様でも共通の課題感ですので、研修資料を活用いただいているようでよかったです。

なぜリガレアスを選びましたか？

広瀬：申請業務や専門知識について課題感を抱えていた中で、リガレアスを選んだ理由はなんでしたか？

N様：実は、リガレアスさんの前に別の行政書士法人に申請業務を依頼をしていたんです。でも、大きい事務所だったためか、担当者が頻繁に変わり、依頼した案件の進捗や書類の内容を確認しても情報を追えないことが多々ありました。
依頼した申請が不許可になったことがあったのですが、その申請の詳細を確認しようとしても担当者が辞めていた時は特に困りましたね。

広瀬：確かに、不許可になった申請情報が追えなくなるのは困りますね。

N様：そんな時にリガレアスさんを知り、実務を広瀬さんが担当してくれるということで、それまでのような不安がないことは安心できる材料でした。
また、在留資格の手続きを一括してお願いできることはもちろんですが、外国人の入国や在留に関する最新情報の提供や業務を柔軟に対応してくれることも選ぶポイントになりましたね。

リガレアスの業務フロー

リガレアスに依頼するようになった後の効果について教えてください

広瀬：リガレアスに依頼するようになって、皆様の業務が変わったところや効果について教えていただけますか？

N様：在留資格や外国人の入国・在留に関する最新情報を提供してもらえるので、学内の関連部署にも情報を共有することができ、事前に対応を準備できるようになりましたね。

Y様：リガレアスさんは判断基準が明確で核がしっかりしている一方で、業務を進める上では柔軟に対応してくれるところは担当者としてとても助かっています。
例えば、大学が長期休暇に入り、オフィスが閉まってしまう時に、その間も手続きが止まることがないように事前に対応してもらえるなど、柔軟な対応をしてくれることで、手続きが迅速に進み、スムーズな留学生の受け入れができています。

広瀬：合格発表から入学まで時間が限られていますので、短期間で書類作成から申請まで行わなければなりませんよね。なので、入学日に間に合うように柔軟に対応することは必要だと思ってます。

T様：私が担当した案件で、不許可になった申請があったんですよ。その時とても大変だなと感じたんですね。でも、リガレアスさんに依頼をするようになってから、審査に時間がかかりそうな申請や不許可の可能性がありそうな申請など、注意すべき申請案件があると事前に教えてもらえるので、その後に発生しうるトラブルなどを未然に防ぐことができるようになったのはありがたいですね。

N様：リガレアスさんが事前に注意してくださいということはその通りになることが多いので、リガレアスさんの判断を信用できると思っています。

T様：他にも、大学内に在留資格に関して相談ができる部署がなかったんですが、「困った時にはリガレアスさんに相談すれば良い」というように在留資格に関する相談窓口ができたような感じがして助かってます。さらには、その知識を他の職員にも共有して教育にもなっていると感じてます。

広瀬：貴学内で在留資格で困った時のフローができてきていることや、リガレアスから提供した情報を貴学内でうまく活用いただいているんですね。

情報共有フローイメージ

他にもリガレアスのサービスに満足しているところはありますか？

広瀬：リガレアスの業務に対する柔軟な対応や情報提供といった点で効果を感じていただいているようですが、その他にもリガレアスのサービスで満足しているところはありますか？

T様：以前の行政書士法人は毎回担当者が変わっていたのもあって、とても事務的なやり取りだったんですよね。でもリガレアスさんは、いつも柔らかい対応をしてくれて、本当に外国人のことを思っている姿勢がすごく伝わってきます。

広瀬：ありがたいお言葉です。お客様目線というのはリガレアスが特に気を遣っている部分ですので、それを感じていただけているのは嬉しいですね。

Y様：私も他の部署から切羽詰まったタイミングで困った質問をされることもあるんですが、そんな時はすぐにリガレアスさんに電話して相談してしまいます。それでもすぐに回答いただけるのでいつも助かっています。

広瀬：そういう時こそリガレアスを活用していただきたいと思うので、ご遠慮なくいつでもご相談してください。

N様：そういえば、以前不許可になった学生さんがご両親を連れて大学に来たことがありましたね。ご両親が来られたので、「再申請では許可を取らないと」と気が引き締まりました。リガレアスさんには、不許可になった後の依頼になったんですが、それも見事許可を取っていただいたのを覚えています。

広瀬：ご依頼をいただくようになってすぐの案件だったので、私も鮮明に覚えています。実は、弊社にも留学生とご両親が来られたんですよ。前回提出した書類などから不許可になった原因を調査して、申請の方針を決めた上で再申請をしました。無事に許可をもらえたのでほっとしました。

今後の展望についても教えてください

広瀬：今後の貴学の展望を教えていただけますか？

N様：これからも留学生を増やしていく予定で、日本国内から進学してくる留学生だけでなく、海外から直接入学してくる留学生も増えていくと思います。

広瀬：これからも留学生を増やしていく予定なんですね。留学生が日本で生活をしていく上でいろんな不安を抱えていると思います。入学してくる留学生が手続きなどで不安に思っていることはありますか？

Y様：本学には関門制度というものがあって、進級に要件があるんですよ。要件を満たせないと留年になってしまうんですね。そこを心配している留学生は多いです。留年になるとビザの申請に影響があるので、そこは日本人学生とは違いますよね。

広瀬：確かにそうですね。
実は色々なキャンパスから留年をしたり、更新申請で不許可になったりした留学生からご相談を受けることも多いんです。リガレアスにご依頼をいただいて、更新申請や認定申請で許可をもらっている留学生も多くいます。これから入学する留学生に対しても、ビザの面で不安を解消できるようにサポートしていきたいと思います。

N様：それはありがたいですね。引き続き、リガレアスさんには在留資格に関する相談をしていくと思いますので、これからもよろしくお願いします。

広瀬：こちらこそよろしくお願いします。

※掲載内容は取材当時のものです。

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