ビザ申請にコンサルティングは必要？役割や対応内容について詳しくご紹介

リガレアス行政書士事務所の広瀬（@tatsu_ligareus）です。

ビザ申請は、外国人本人が行うものになりますが、海外から来る場合や日本語が話せない場合など、受入機関が対応することも多いです。ビザ申請業務をアウトソースしている企業や学校もありますが、受入機関で対応しているところも少なくないでしょう。

これまでビザ申請業務を行なっていて、特に問題が発生していないため、受入機関で対応を続けているところも多いと思います。しかし、自分たちのやり方が正しいか不安に感じながら業務に当たっている担当者は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ビザ申請業務においてコンサルティングの必要性やコンサルティングの内容について解説します。この記事をお読みいただければ、コンサルティングの必要性を理解でき、今後ビザ申請業務を見直す際の検討材料の一つになるはずです。

外国人のビザ手続きでお困りですか？
→日本ビザ専門のリガレアス行政書士事務所のサービス資料をみてみる

ビザ申請にコンサルティングが必要な理由

ここでは、ビザ申請でコンサルティングを受ける必要性について解説します。

ビザ申請に関するコンサルティングの役割と重要性

ビザ申請には入管法が関わり、法令の改正や運用の変更などに影響を受けます。最新の情報をキャッチアップして、内容を正しく理解できないと手続きで失敗してしまうこともあるでしょう。書類の不備があったり、ビザ申請の要件を理解していなかったりすると、申請をしても不許可になることがあります。

また、適切なタイミングで適切な手続きを行うことも必要です。外国人が日本国内で転職した際に所属機関の届出を提出することを知らなかった、就労できる在留資格をもっているので在留資格変更許可申請が必要だとは思わなかったなど、必要な手続きを行わずに日本に在留、活動を行なっていることもあります。必要な手続きや届出を行わないと、罰則や不法就労などに該当してしまうこともあり、知らなかったでは済まされません。

行政書士などの専門家からビザに関するコンサルティングを受けると、必要な手続きや届出について、いつ、誰が、どこで、どのような手続きをすべきかアドバイスを受けられます。

また、ビザ申請要件の確認や申請時の書類の相談を行うことも可能です。申請要件や書類の相談を受けることで、申請でトラブルになることが少なくなるはずです。

このように、コンサルティングを受けることで、スムーズな手続きやスムーズな外国人の受け入れが実現でき、適法に外国人を滞在させることができます。

ビザ申請コンサルティングのサービス内容

ここでは、ビザ申請コンサルティングサービスの内容について説明していきます。

ビザ種類の選定アドバイス

在留資格は全部で29種類あります。その中から適切な在留資格を判断して申請することは簡単なことではないでしょう。

在留資格の名称だけで判断したり、他の在留資格を検討せずに今までと同じ在留資格で申請したりするケースも見られます。

例えば、大学で研究員を受け入れる際の在留資格は「教授」または「文化活動」ですが、研究員だから「研究」の在留資格を選んでしまうケースや、企業で外国人を雇用する際に「技能」、「技能実習」、「特定技能」を混同して申請してしまうケースなどがあります。

他にも、これまで「技術・人文知識・国際業務」で申請していたので「技術・人文知識・国際業務」で問題ないと思っても、海外グループ会社から受け入れる際は「企業内転勤」、経営者や管理者として従事する場合は「経営・管理」などの検討も必要です。

入管法の知識がなければ、正確に在留資格を判断することは難しいでしょう。

入管法の知識をもつ専門家のコンサルティングでは、受入機関や外国人のバックグラウンド、日本での活動内容など、さまざまな情報をヒアリングして、適切な在留資格を判断して提案します。どの在留資格にも該当しない場合や申請の要件を満たしていない場合には、どうすれば該当性があるかをアドバイスします。場合によっては事前に入管とも協議をした上で進めることもあるでしょう。

不許可を受けてしまうと入管に記録が残ってしまい、外国人や受入機関にも不利益があることがありますので、もし申請要件を満たさないことが事前に分かっている時には、申請を行わないようにアドバイスすることも専門家としての役割です。

必要書類の準備サポート

必要書類は入管のホームページに掲載されていますので、誰でも必要な書類を確認することができます。しかし、在留資格や手続きの種類ごとに掲載され、在留資格や必要な手続きの種類が分かっていないと、どこを見ればよいのかわからないかもしれません。また、該当ページにたどり着いたとしても、状況によって必要書類が異なっているため、見慣れない人にとっては、何を準備すればよいのか分かりにくいでしょう。

コンサルティングでは、一般的に必要な書類の案内や書類の取得場所・取得方法を案内します。また準備した書類を確認し、書類の要件を満たしているかの確認も行います。さらに外国人や受入機関のバックグラウンドや準備した書類を確認した上で、補足説明が必要な場合には、説明すべき内容や体裁、説明書の最終チェックなどもサービス内容の一つです。これにより、書類で不備がないように申請することが可能になります。

申請書類の作成支援

入管に提出する申請書類に記載漏れやミスがあると申請が受け付けられないことがあります。入管に提出する書類の作成に慣れていない方ですと、記載の方法がわからないこともあるでしょう。

コンサルティングでは、申請書類の記載方法についてアドバイスし、申請前に最終チェックを行います。

ビザ申請コンサルティングの選び方

ここでは、コンサルティングの選び方を説明します。

実績と経験を重視する

取扱件数や取引先の多いところの方がノウハウや専門性は高いと考えられます。

取扱件数が多いと、その分さまざまな事例を扱っているためノウハウが蓄積されていて申請において事前にアドバイスをもらうこともできますし、申請の許可・不許可の見込みも立てやすいです。

また、取引先数も一つの目安になるでしょう。
さまざまな企業や学校と取引をしているというのは信頼性のある行政書士事務所といえますし、その分多くの事例を扱っているはずですので、自分たちに即したアドバイスを期待できます。

専門性と対応可能なビザの種類を確認

ビザ申請では入管法や運用をしっかり理解している必要があります。入管法や運用は頻繁に変更され入管法自体も複雑であるため、ビザ手続きを行うためには専門性が非常に重要になります。

行政書士が対応できる業務範囲は非常に広く、ビザ業務はその一つに過ぎません。近年、日本でも外国人が増加していることから、ビザ業務に参入する行政書士は非常に多くなっていますが、あまりビザ業務の経験がない行政書士がビザ業務を行っており、どこまで専門性があるか疑問に感じることが多々あります。ホームページなどでビザ業務と書かれている場合であっても、その専門性を見極めた上で依頼を検討する必要があります。

また、対応可能なビザの種類を確認するのも必要です。「技能実習」や「特定技能」、「留学」など、他の在留資格に比べて少し複雑なものもあります。こういったビザでは申請実績が少ないと十分なアドバイスやサポートを受けられない可能性があります。

専門性や対応可能なビザの種類も確認して選びましょう。

料金体系の透明性を確認

必要なサービスに対して、明確な料金の提示があるかを確認しましょう。

また、依頼するサービスの内容によっては、追加で費用を請求されることもあります。提示された料金のサービスの範囲がどこまでなのか、また追加費用が発生する場合も事前にその案内があるかどうかも確認して選ぶのがよいでしょう。

サポートの質を評価

一度、コンサルティングを依頼した際にどのようなアドバイスをもらうことができ、その結果どうだったのかを評価しましょう。

入管法は専門用語も多く、ビザの説明をする際はどうしても難しくなってしまいます。相手の目線に立って分かりやすく説明してもらえるかは、依頼をする際のポイントになるでしょう。また、不利な情報やリスクについても事前に説明してくれる方が信頼がもてると思います。

一度受けたコンサルティングに満足することができれば、その後も継続的に依頼することができるはずですので、受けたサービス内容について評価しましょう。

よくある質問（FAQ）

ここでは、よくある質問について解説していきます。

申請から取得までの期間について

外国人を受け入れるにあたって、いつ許可を受けて受け入れを開始することができるのかといったスケジュール感をもっておくことは必要です。

入管が示している標準処理期間としては、在留資格認定証明書交付申請では1ヶ月から3ヶ月、在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請では2週間から1ヶ月になっています。まずはこの期間を一つの目安として考えましょう。

しかし実際は、申請を行う時期や申請を行う入管、申請内容など、さまざまな要因により前後することが多いです。在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請では数ヶ月かかることもありますし、在留資格認定証明書交付申請では1ヶ月未満で結果が出ることもあります。

取扱件数の多い行政書士などであれば、最新の情報をもっているため、依頼時の情報で審査期間のアドバイスをくれるはずです。コンサルティングを受ける場合は、審査期間も合わせて確認してみましょう。

申請が拒否された場合のサポート

コンサルティングをしていれば、申請の内容について理解しているはずですので、万一不許可を受けた場合でも、不許可理由を把握して再申請の可能性や再申請の方法についてアドバイスをすることができます。

ただし、行政書士が申請を行っていない場合は、入管で不許可理由を一緒に聞くことはできません。そのため、不許可理由については、外国人や受入機関の方にヒアリングをしてもらう必要があります。

複数国のビザ申請対応について

一般的に、行政書士ですと日本以外のビザ申請について対応していないことがほとんどです。しかし、一部の行政書士では、特定の国についてビザ申請に対応していることがあります。

また、海外のビザ申請などで必要なことがある日本国内でのアポスティーユ認証や公証役場認証などの手続きを行なっている行政書士もいます。

相談をする際には、事前に自分たちが必要なサービスと対応サービスを事前に確認しておくのが良いでしょう。

さいごに

ここまで、ビザ申請のコンサルティングの必要性やコンサルティングの内容について解説してきました。コンサルティングの重要性や役割、サービス内容についてご理解いただけたと思います。

これまでビザ申請業務を受入機関で行なっていて、特に問題が発生していなくても、実際に話を伺うと、自分たちのやり方が正しいか不安に感じながら業務に当たっている担当者は多いです。そのような担当者であれば、自分たちのやり方に間違いがないのか、抜けや漏れがないのかを確認するためにも、一度コンサルティングを利用することもお勧めです。

リガレアスは、「外交」や「公用」などの一部の在留資格を除き、ほぼ全ての在留資格を取り扱っています。またビザ業務を専門に行い、さまざまな企業や学校をご支援しておりますので、ご要望に応じたオーダーメイドのサービスをご提供することが可能です。

もしリガレアスのサービスにご関心がありましたら、以下のリンクからサービス資料をダウンロードしてください。

日本ビザ専門のリガレアス行政書士事務所にお任せ

・日本ビザ業務10年以上の行政書士が専門性の高いサービスを提供

・ビザ許可率98.7%の実績＊

・ビザ申請業務にかかる時間をおよそ90％削減＊

＊当社調べ

リガレアス行政書士事務所のサービス資料をみてみる